6. Anpassning av arbete och hantering av belastning i praktiken

Koncentrations- och uppmärksamhetssvårigheter och det ökade behovet av lugn och ro på arbetet är ofta relaterade till psykiska störningar och perioder då arbetstagaren fortfarande återhämtar sig från sin sjukdom. Upprätthållandet av uppmärksamhet kan stödjas med arbetsmiljöarrangemang:

• arbetsgemenskapen informeras om särskilt behov av arbetsro
• flyttbara skiljeväggar
• eget rum där man kan stänga dörren
• särskilt vid arbete av kontorstyp, begränsning av användningen av flera elektroniska applikationer till överenskomna tider, till exempel begränsning av användningen av e-post och avstängning av automatiska påminnelser om meddelanden, begränsning av användningen av flera kommunikationsapplikationer
• arbetet delas upp i perioder och tillräckligt med pauser.

Många arbeten kräver självstyrning och planering av den egna verksamheten. Man talar om svårigheter med exekutiva funktioner när det är svårt för den anställda att slutföra uppgifter och att komma ihåg helheten och arbetsmålet. Exekutiva funktioner kan stödjas med organisering av arbetsuppgifterna:

• beskrivning av arbetsprocesser: arbetsuppdelning i mindre helheter med hjälp av chefen eller en medarbetare
• tydliga uppgifter och möjligheten att fokusera på en uppgift i taget
• användning av anslagstavlor, fack samt checklistor och att göra-listor i strukturering av arbetet
• nära handledning (chef, senior, arbetsgrupp)
• skriftliga instruktioner och omarbetning av arbetsuppgifter.

Det är väsentligt att svårigheter som gäller uppmärksamhet och exekutiva funktioner beaktas, då man anpassar ett arbete som innebär risk för olyckor eller ansvar också för andra personers säkerhet.

Läs mer

Mer information om hur man utvecklar arbetsplatsens kognitiva ergonomi finns i Arbetshälsoinstitutets läromedel på nätet.

Det är särskilt viktigt att beakta de svårigheter som är förknippade med interaktion i arbete där kvaliteten på interaktionen har konsekvenser för kundernas eller patienternas välbefinnande, eller i arbete som involverar ledning eller vägledning av andra.

Exempel: Anpassning av arbete i Annas situation

Annas otydliga arbetsbeskrivning ledde stegvis till utbrändhet. Situationen underlättades av att arbetsuppgifterna omorganiserades och av en öppen diskussion på arbetsplatsen.

Det första symtomet var att Anna började uppleva sömnlöshet. Han vaknade på småtimmarna och det var svårt att somna om. Under dagen kände hon ett tryck över bröstet och munnen var ständigt torr.

I och med sammanslagningen av två organisationer hade Anna blivit ansvarig för att integrera personalförvaltningsprocesserna i de två organisationerna och för att upprätthålla den dagliga personaladministrationen utöver chefsuppgifterna.

På jobbet var det svårt att koncentrera sig, och Anna kunde glömma överenskomna möten. När hon skrev e-post kontrollerade hon meddelandet flera gånger för fel, hon klarade inte av att skriva färdigt rapporter och hon kom inte spontant på namnen på sina kollegor. Hon började tvivla på sin egen kompetens.

Arbetet kändes splittrat och innehöll allt möjligt från lokal- och cateringreservationer till utarbetande av personalplanen. Arbetsrelaterade meddelanden kom via e-post, chatten, videosamtal, telefonen och snabbmeddelanden. Arbetet lämnade henne inte ens på fritiden. Det sista hon gjorde på kvällen var att läsa e-post för att försäkra sig om att inga överraskningar väntade på morgonen.

Anna som tidigare varit känd som en glädjespridare började isolera sig och man mötte henne endast på hennes arbetsrum bland arbetsdokument. Till slut kontaktade hon företagshälsovården eftersom hon var rädd att sömnlösheten skulle ge henne minnesproblem.

Mot återhämtning

Undersökningarna inom företagshälsovården visade att situationen hade utvecklats stegvis efter att arbetsbelastningen hade ökat. Den snabbt växande arbetsbördan och de organisatoriska utmaningarna hade lett till utbrändhet och ökad ångest.

Anna rekommenderades en kortvarig sjukledighet för att stödja starten av återhämtningen. Under nätverksmötet diskuterade Anna och hennes chef möjligheterna att underlätta och omorganisera Annas arbete. Chefen hade inte känt till innehållet i Annas arbetsbeskrivning efter att organisationerna hade slagits samman. Den oklara arbetsbeskrivningen hade så småningom lett till belastning utan att man hade reagerat på detta.

Förutom sjukledigheten kom man överens med Anna om en fyra dagar lång arbetsvecka under en månad för att stödja återhämtningen.

Förändringar i arbetsgemenskapen

På arbetsplatsen diskuterade teamet hur arbetsuppgifterna skulle organiseras. Man kom överens om tider då man läser olika kommunikationskanaler samt även tider då man får stänga av snabbmeddelandeprogram för att genomföra uppgifter som kräver koncentration.

Det visade sig att flera i teamet genomförde samma uppgifter som Anna. Man började koncentrera rutinmässiga uppgifter till olika personer, så att Anna hade tid för sina expertuppgifter. Samtidigt blev arbetsbeskrivningarna för de övriga tre teammedlemmarna tydligare. Dessutom fick Anna handledning av en företagspsykolog om arbetets strukturering. De teman som diskuterades i arbetshandledningen var stöd för hjärnarbete, hantering av krävande kundsituationer och stöd för återhämtning under arbetsdagar.

Ett uppföljningsmöte med företagshälsovården och Annas chef arrangerades tre månader efter det första mötet. Då berättade Anna att hon uppfattade sin arbetsbeskrivning tydligare och att oron för oavslutat arbete hade minskat. Fortsatt fyra dagars arbetsvecka bidrog också till återhämtningen. Chefen ansåg att hen kunde ge Anna respons tydligare nu när resultatet av arbetet kunde jämföras med dess mål.

Det lönar sig att identifiera och förbereda sig inför problemområden i anpassningsprocessen – svårigheterna kan övervinnas genom god planering och förberedelse, samt genom att investera i interaktion och nödvändigt stöd.

Tänk på dessa potentiella problem vid planering av anpassning av arbete:

• Överföringen av information om arbetsplatsens verksamhetsmodeller i olika risksituationer, till exempel som en del av rekrytering och introduktion, eller i situationer med ändringar på arbetsplatsen som gäller alla, avbryts.
• Den anställdas situation behandlas inte i tillräcklig utsträckning på arbetsplatsen, till exempel på grund av att chefen har bråttom.
• Under utvecklingssamtalet talar man om ork eller kommer överens om anpassning av arbetet, men samtalet leder inte till några åtgärder.
• I denna situation lämnas medarbetaren för mycket ensam i förhållande till sina resurser. Sjukfrånvaroperioderna följer på varandra.
• Samarbetet hämmas av meningsskiljaktigheter mellan ledningen och arbetarskyddspersonalen.
• Nätverksmötet äger rum flera månader för sent och den anställda upplever att han eller hon inte kan påverka besluten.
• Det förekommer avundsjuka och oförståelse i arbetsgemenskapen gentemot den medarbetare vars arbete håller på att anpassas.
• När sjukdomen förvärras blir sjukfrånvaron längre. En partiell invaliditetspension söks och en arbetsprövning planeras, men det råder tvivel om huruvida tillräckliga möjligheter att fortsätta i det egna arbetet kommer att undersökas.
• Medarbetaren får inte tillräcklig hjälp med att fylla i blanketterna och ta kontakt med myndigheterna.
• I arbetsprövningen beaktas inte i tillräcklig utsträckning den förändrade arbetskapaciteten. Arbetsuppgifterna är för tunga, vilket leder till en ny sjukfrånvaro.
• Vid återgången till arbetet efter arbetsprövningen beaktas inte arbetstagarens minskade arbetsförmåga. Han eller hon är sjukskriven, arbetsplatserna förändras och den anställda får inget stöd från arbetsgemenskapen eller chefen. Att söka till en annan arbetsplats blir beroende av den anställdas egen aktivitet.
• Förändringar i arbetet beaktas inte vid återgången till arbetet. Den anställda lämnas ensam för att utreda nya arbetsskeden och sin arbetssituation.

Anpassningen av arbetet kan på ett eller annat sätt påverka den anställdas team, arbetsgemenskapen eller till och med hela organisationen. Anpassningen av arbetet ses också som framgångsrikt på hela organisationsnivån, när man systematiskt har informerat organisationen om detta. Att planera och beakta kommunikation som en del av anpassningsprocessen sparar arbetsgemenskapen från rykten och förhindrar uppkomsten av fördomar. En viktig princip är att hälsoinformation om individen inte får spridas i kommunikationen. I stället ska fokus ligga på organisationens arbetsmetoder som stödjer arbetsförmågan. Vid planering av kommunikationen ska följande principer beaktas:

1. Diskussion om kommunikation med den anställda: Vad vill den anställda kommunicera om situationen till arbetsgemenskapen?
2. Kommunikationsmål: Vilka påverkas av anpassningen av arbetet eller vilka påverkas indirekt?
3. Kommunikationens innehåll: Vilka saker, i vilket skede och på vilket sätt bör de som berörs av processen informeras?
4. Tvåvägskommunikation: Hur möjliggör man att även de som processen gäller kan förmedla sina synpunkter om processuppföljningen och utvärderingen av effekter?
5. Hur registrerar man erfarenheterna av anpassning av arbetet i organisationen med tanke på framtida aktiviteter?

Att reflektera över

Planering av kommunikation. Försök minnas ett exempel som du tidigare reflekterat över där en psykisk störning påverkade den anställdas arbetsförmåga. Bedöm om den nödvändiga kommunikationen med det andra teamet, arbetsgemenskapen eller organisationen genomfördes i personens situation.

• Påverkades andra anställdas arbete då arbetet anpassades?
• Hur informerades de om situationen?
• Tillfrågades de under processens gång om sina erfarenheter av situationen eller, om de så önskade, fick de möjligheten att dela med sig av den?
• Uppstod det som följd av processen några faktorer som förändrades på hela organisationens nivå? Hur kommunicerades dessa?