Tidshantering

Experternas tidshantering kan stödas till exempel genom uppföljning av tidsanvändningen. Det är viktigt att synliggöra den tid som använts för arbetet och se till att det finns tillräckligt med tid för fritid, återhämtning och vila.

Majoriteten av dem som utför expertarbete har uppfattningen att de ständigt ska vara tillgängliga i sitt arbete. De försöker till exempel omedelbart reagera på e-postmeddelanden.

Förlängning av den tid som används för arbetet försämrar välbefinnandet. När arbetsdagarna blir längre försämras till exempel sömnkvaliteten vilket minskar piggheten följande dag. Dålig sömn kan i sin tur leda till att följande arbetsdag förlängs, då försämrad arbetseffektivitet kompenseras genom att arbeta längre.

Expertens välbefinnande stöds av att hen kan påverka när arbetsdagen börjar och slutar.

Hur kan experternas tidshantering stödas?

• Arbetsgivaren erbjuder stöd och utbildning i tidshantering på arbetsplatserna som en del av arbetsgemenskapernas verksamhet och chefsarbetet.
• På arbetsplatsen kommer man överens om gemensam praxis i anslutning till arbetstagarnas anträffbarhet och hur brådskande uppgifterna är. Sådan praxis kan till exempel vara rubricering e-postmeddelanden enligt hur brådskande det är och att komma överens om tidsperioder då man snabbt måste vara anträffbar.
• Uppföljningen av tidsanvändningen förbättras. Uppföljningen stöder välbefinnandet och hjälper arbetstagaren att upptäcka gränsen mellan arbete och fritid. Även företagen behöver information om personalens arbetstider. Tidsanvändningen kan följas upp antingen med ett arbetsrelaterat verktyg (till exempel registrering av arbetstid med en smarttelefon) eller på ett sätt som arbetstagaren själv väljer (till exempel kalenderanteckningar eller någon smarttelefonapplikation).
• Genom diskussioner på arbetsplatsen skapas handlingssätt för hur långa arbetsdagar eller belastningen på arbetsresorna kan utjämnas. Distansarbete kan till exempel hjälpa till att återhämta sig från belastningen efter en lång arbetsresa.
• På arbetsplatsen ser man till att det finns tillräckligt med tid för fritid, återhämtning och vila.
• Arbetet indelas i perioder så att det på kvällarna finns fritid och en lugn tid innan man lägger sig på natten. Tillräckligt med tid reserveras för sömn. 
   

I handboken (på finska) beskrivs hur problemen med tidsanvändningen inte bara är på individens ansvar utan på hela organisationens ansvar. Handboken för chefer och experter hjälper till att återställa arbetets fokus på det väsentliga:

• Prioriteringen förtydligar kärnuppgifterna.
• Att synliggöra arbetet hjälper till att förutse.
• Hanteringen av avbrott säkerställer koncentrationron.

Arbetsron störs ofta av avbrott av olika orsaker. Den humoristiska infografiken (på finska) presenterar metoder med vilka organisationens olika aktörer kan främja koncentrationsron på arbetsplatsen.