Roolit ja vastuut organisaatiomuutoksessa

Johtajien tehtävä on päätösten tekeminen ja vastuu muutosprosessin toteuttamisesta. Organisaatiomuutoksessa tarvitaan “kasvot” eli henkilö, jonka puoleen voi kääntyä. Johdon edustajan tai nimetyn muutosjohtajan rooli on olla tämä henkilö.

Johtajat voivat edistää muutoksen etenemistä

• keskustelemalla muutoksesta riittävästi kaikkien ryhmien kanssa
• pitämällä muutoksen tavoitteet selkeinä ja esillä sekä perustelemalla, jos tavoitteita pitää jostain syystä tarkistaa
• kertomalla riittävän useasti muutoksen aikana sen etenemisestä, mahdollisista viivästyksistä, kertaamalla aikatauluja ja asettamalla välietappeja
• panostamalla siihen, että muutokseen sitoutuneita ja sen puolestapuhujia eli niin sanottuja muutosagentteja on organisaatiossa riittävästi
• antamalla riittävästi aikaa ja resursseja muutokseen
• huomioimalla ja palkitsemalla muutoksen onnistumisen
• osoittamalla kyvykkyyttä, rehellisyyttä ja yhteisen hyvän huomioimista muutosprosessin aikana.

Johdon pitää sitoutua viestintään kokoaikaisesti ja oikea-aikaisesti, jotta muutos voidaan toteuttaa onnistuneesti. Luottamusta, kokemusta oikeudenmukaisuudesta ja sitoutumista syntyy vain hyvällä viestinnällä, jossa hyviä keinoja ovat tiedon jakaminen ja keskustelut ihmisten kanssa.

Luottamus, kokemus oikeudenmukaisuudesta ja sitoutuminen syntyvät hyvällä viestinnällä.

Oleellista sitoutumisessa muutokseen ja siinä onnistumisessa on tiedon jakaminen mahdollisimman varhain. Jo muutoksen käynnistymishetkellä pitää olla yhteinen näkemys tulevan muutoksen tavoitteista, eikä tiedottamista saa tapahtua ensi kertaa vasta sitten, kun muutosta jo tehdään.

Esihenkilötyö työllistää muutoksen aikana tavallista arkipäivää enemmän. Tämä vaatii esihenkilöltä tarkempaa ajankäytön suunnittelua, sillä perustehtävistä ja muutosprosessin etenemisestä on huolehdittava samanaikaisesti.

Vaikka vain osa esihenkilöistä on varsinaisesti mukana muutoksen suunnittelussa, muutosprosessi työllistää silti kaikkia esihenkilöitä. Heidän täytyy pitää oma työryhmänsä perustehtävässä, keskustella muutoksesta henkilöstön kanssa, katkaista huhuilta siivet ja puuttua mahdollisesti ilmaantuviin ilmapiiriongelmiin.

Esihenkilön rooli muutoksessa on vaativa.

Osa muutoksen aikana eteen tulevista tilanteista voi olla uusia ja sisällöltään haastavia kokeneellekin esimiehelle. Lisäksi esihenkilöt itse ja heidän työtehtävänsä saattavat olla samalla tapaa muutoksen kohteena kuin kenen tahansa työntekijän työ.

Esihenkilöille on taattava sekä oman esihenkilön että henkilöstöhallinnon tuki koko prosessin ajaksi. Esimerkiksi muutoksista kertominen on haastavaa, sillä esihenkilöille tiedotetaan muutoksesta yleensä hetkeä ennen tai vasta samaan aikaan kuin henkilöstölle. Esihenkilöiden on kuitenkin heti ensimmäisen virallisen tiedotustilaisuuden jälkeen oltava valmiina vastaamaan työntekijöidensä kysymyksiin ja kyettävä ottamaan oikeanlaisesti vastaan erilaisia tunnereaktioita.

Esihenkilön tärkeimpiä tehtäviä muutoksessa ovat

• työryhmän energian suuntaaminen keskeisiin tekemisiin
• jatkuva viestintä
• muutoksesta keskusteleminen
• läsnä oleminen.

Henkilöstöhallinnon asiantuntijat vastaavat muutosprosessin käytännön etenemisestä ja sen arvioinnista ja seurannasta. Henkilöstöhallinnosta organisoidaan tarvittaessa yhteistoimintaneuvottelut sitten, kun tiedetään tarkemmin, millaisista muutoksista on kyse.

Henkilöstöhallinnon on huolehdittava henkilöstön tasavertaisesta ja oikeudenmukaisesta kohtelusta ja työlainsäädäntöjä noudattavista toimintatavoista kaikilla organisaation tasoilla koko muutosprosessin ajan.

Finlexin ja eri etujärjestöjen verkkosivuilla on paljon tietoa työsuhteisiin liittyvistä asioista, esimerkiksi tietoa yhteistoimintalaista.

Esihenkilöiden (keskijohto, linjajohto) tukeminen on yksi henkilöstöhallinnon tärkeistä panostuksen kohteista muutoksen aikana. Esihenkilöt tarvitsevat yksittäisten työntekijöidensä kanssa toimiessaan sekä henkistä että ammatillista apua koko muutoksen ajan.

Henkilöstöhallinto keskittyy paitsi koko muutosprosessin hallintaan myös erityisesti yksilöiden työllistettävyyden parantamiseen ja edistämiseen. Työntekijöitä autetaan työtehtävien ja tarvittaessa uusien työpaikkojen kartoittamisessa sekä talon sisältä että ulkoa koko prosessin ajan. Henkilöstöhallinnon asiantuntijan on muistettava huolehtia myös omasta jaksamisestaan muutosprosessin aikana.

Vinkki! Tutustu TE-keskusten tukeen henkilöstön vähentämis- ja muutostilanteissa sekä koulutusmahdollisuuksista. Eläkelaitoksilta saa tietoa ammatillisesta kuntoutuksesta.

Organisaatiomuutoksissa työntekijöiden edustajien eli työsuojeluvaltuutettujen, työsuojeluasiamiesten, luottamusmiesten ja luottamusvaltuutettujen tehtävänä on edustaa työntekijöitä ja heidän näkemyksiään, mutta myös tukea heitä muutosprosessin aikana.

Organisaatiomuutokset ovat haastavia tilanteita myös henkilöstön edustajille, aivan kuten ne ovat haastavia esihenkilöille, vaikka asema työpaikalla on eri. Henkilöstölle molemmat tahot edustavat henkilöitä, joiden puoleen voi kääntyä saadakseen tietoa ja keskustellakseen muutoksesta ja siihen liittyvistä kysymyksistä ja tunteista.

Työntekijöiden edustajat varmistavat osaltaan, että muutosprosessi toteutetaan tasa-arvoisesti ja oikeudenmukaisesti. Heidän tehtävänsä on

• toimia tiedon välittäjinä
• kuunnella työntekijöiden näkemyksiä
• tukea työntekijöitä
• neuvoa ja auttaa työntekijöitä työsuhteeseen liittyvissä kysymyksissä.

Työntekijöiden edustajat tarvitsevat tukea tehtäviensä hoitamiseen muutosprosessin aikana. Tukea voivat tarjota esimerkiksi vertaisryhmät ja ammattiliitto. Keskeistä on myös hyvä yhteistyö työpaikan muiden toimijoiden kanssa.

Työntekijät ja työryhmät eivät ole passiivisia muutoksen kohteita ja muutokseen sopeutujia, vaan aktiivisia osallistujia. Muutostilanteessa syntyy paljon työn tekemiseen ja mielekkyyteen liittyviä kysymyksiä, koska yksilö pyrkii pitämään jatkuvasti yllä eheää ja positiivista kokemusta itsestään ja omasta työstään.

Muutostilanne kyseenalaistaa eheyden ja syntyy kysymyksiä:

• Miksi työni tarvitsee muuttua?
• Miksi emme voi jatkaa niin kuin ennenkin?

Hyvinvoinnin näkökulmasta parhaiten selviää, kun

• oma tunne-elämä on tasapainossa ja luottaa omaan selviytymiseensä
• itsellä on varmuus omasta osaamisesta työssä ja sitä kautta tietoisuus siitä, että selviää muuttuvistakin työtehtävistään
• kehittää omaa osaamistaan ja ylläpitää ammattitaitoaan jatkuvasti
• pohtii, voisiko muutos tarjota mahdollisuuksia tarttua uusiin itseä innostaviin haasteisiin (esimerkiksi muutokset tehtävänkuvassa, uudet projektit) tai avaako muutosprosessi mahdollisuuksia löytää muita uusia, omaa hyvinvointia tukevia elementtejä työssä tukena on hyvä työyhteisö ja johtaminen.

Työpaikoilla työskennellään yleensä erilaisissa ryhmissä, kuten osastoissa, tiimeissä, ja projekteissa. Myös ryhmän on hyvä yhdessä käsitellä muutosta ja siitä aiheuttavia muutoksia ryhmän toimintaan.

Vuoropuhelu johdon kanssa muutoksesta ja palautteen antaminen johdolle on henkilöstölle muutosprosessiin vaikuttamista. Työn uudelleen organisoinnin tai uudella tavalla tekemiseen tarvitaan erilaisia organisaation sisäisiä kehittämisryhmiä. Työntekijät osallistuvat näin muutoksen vakiinnuttamiseen, mikä osaltaan auttaa heitä sitoutumaan muuttuneeseen organisaatioon, työtehtäviin tai toimintatapoihin. Yksittäinen työntekijä ja jokainen ryhmä voi siis tehdä paljonkin oman asemansa ja tulevien työtehtävien ja -roolien selkeyttämiseksi.

Vinkki! Muutoksen aikana voidaan käyttää tukena myös työpaikan ulkopuolisia toimijoita, kuten työterveyshuoltoa, työ- ja elinkeinotoimistoja, konsultteja ja eläkelaitoksia.