Aivotyö on tiedolla työskentelyä. Siinä käytetään tietojärjestelmiä ja otetaan jatkuvasti haltuun uusia asioita. Aivotyön parantaminen tarkoittaa, että työstä tehdään sujuvaa. Työn suunnittelussa huomioidaan se, mihin ihmisen aivot kykenevät.
Kiinteistösijoituksen ja -varainhoidon palveluja tarjoavassa Trevianissa tehdään vaativaa asiantuntijatyötä. Asiakkaat ovat kiinteistösijoittajia ja vuokralaisia. Yrityksen 40 työntekijästä valtaosa työskentelee Helsingissä.
Vaikka vuosittain tehtyjen henkilöstökyselyjen tulokset ovat olleet ihan hyviä, ne kertoivat tietotulvaan ja keskeytyksiin liittyvän kuormituksen kasvusta.
”Kuormituksen taustalla oli osaltaan korona-ajan etätyö. Se toi mukanaan Teams-palaverien putket ja lisäsi muutakin sähköistä viestintää”, sanoo Trevianin HR-johtaja Tiina Kaakkolahti.
Hänen aloitteestaan yrityksessä päätettiin panostaa aivotyön ergonomian kehittämiseen. Kumppaniksi valittiin Työterveyslaitos.
Turha aivokuorma pois, tukea innostaville asioille
Kehittämispäällikkö Teppo Valtonen Työterveyslaitoksesta on tutkinut aivotyötä ja kehittänyt sitä työpaikoilla yli 15 vuoden ajan. Hänen mukaansa aivotyön kehittäminen mielletään usein yksilölähtöisesti: miten parannan muistiani tai huolehdin unestani?
”Me keskitymme työyhteisöön ja sen käytäntöihin. Aivotyön kehittäminen on turhan aivokuorman vähentämistä ja innostavien asioiden tukemista. Esimerkiksi uuden oppiminen ja luovuus voivat olla innostavia voimavaroja aivotyössä.”
Valtosen mielestä Trevian on hyvä esimerkki aivotyön kokonaisvaltaisesta kehittämisestä. Yrityksen johto oli alusta asti mukana. Kehittämistyöhön varattiin aikaa, ja aivotyön sujuvoittamista lähestyttiin eri näkökulmista:
Esihenkilöt saivat aivotyövalmennusta, ja uusien työtilojen suunnittelussa otettiin huomioon aivotyön vaatimukset. Monitilatoimiston käytännöistä sovittiin työpajoissa, joihin osallistuivat kaikki tiloja käyttävät työntekijät.
Kiireessä ja melussa työskentely kuormitti eniten
Trevianin henkilöstö vastasi Aivotyökyselyyn, jonka tulokset pohjustivat kehittämistyötä. Teppo Valtonen selvitti työpaikan tarpeita myös haastattelemalla.
Kuormittaviksi asioiksi nousivat varsinkin kiireessä työskentely, useiden viestintävälineiden käyttö, työn keskeytyminen, melussa työskentely sekä ristiriitaiset tai puutteelliset ohjeet. Kuormitusta koettiin jonkin verran vähemmän kuin työpaikoilla keskimäärin. Tilanne oli siis jo lähtökohtaisesti aika hyvä.
Aivotyöhanke kesti kaikkiaan noin yhdeksän kuukautta. Sinä aikana Trevian muutti Helsingin Esplanadilta Erottajalle. Uudet toimitilat sijaitsevat 1800-luvulla rakennetussa uusrenessanssitalossa. Tilat oli remontoitu toimistokäyttöön.
Työterveyslaitoksen Teppo Valtonen esitteli Aivotyökyselyn ja haastattelujensa tuloksia myös suunnittelutoimistolle, joka vastasi tilojen sisustussuunnittelusta.
Henkilöstön keittiö kutsuu tauoille ja juttelemaan
Entisen toimiston tapaan nykyinenkin on monitilatoimisto. Erilaiseen työskentelyyn on luotu omia tiloja, minkä toivotaan keventävän aivotyön kuormitusta. Neuvotteluhuoneita sekä puhelin- ja neuvottelukoppeja lisättiin, jotta tarjolla olisi mahdollisimman monipuolisesti tiloja sekä itsenäiseen että ryhmässä työskentelyyn.
Kuhunkin tilaan on Aivotyöpajoissa sovittu yhdessä pelisäännöt. Tilatyypit jaoteltiin äänenvoimakkuuden mukaan:
- Yhteistyöhön kannustava ja puheen salliva tila
- Rauhalliseen työskentelyyn sopiva, vaimeat äänet salliva tila
- Itsenäiseen työskentelyyn sopiva hiljainen tila
Toimistossa noudatetaan nyt ”tyhjän pöydän politiikkaa” – päivän päätteeksi kukin vie tavaransa pois työpisteeltä. Aamulla valitaan taas itselle mieluisa paikka. Tämä käytäntö on onnistunut yli odotusten. Työntekijät arvostavat toimistoa ja haluavat pitää tilat edustavina.
Toimiston sydämeksi on muodostunut henkilöstön keittiö. Jo suunnitteluvaiheessa siitä haluttiin luoda yhteisöllinen ja kodinomainen kohtaamispaikka, jossa voi aloittaa päivän rennosti kahvikupin äärellä ja istahtaa lounaalle kollegojen kanssa. Myöhemminkin päivällä keittiössä saa helposti juttuseuraa.
Toimiston työrauha on parantunut
Aivotyöhankkeessa selvitettiin myös työajan käyttöä erityyppisiin työtehtäviin. Trevianilaisten työajasta yli puolet on itsenäistä työskentelyä. Kasvokkaista työskentelyä on 25 prosenttia ja etäyhteydellä työskentelyä parikymmentä prosenttia. Corporate administration specialist Hannele Nurmi työskentelee mieluummin toimistolla kuin etänä.
”Toimistolla on helppo kysyä ohimennen jotain pientä asiaa. Se käy vaikka lounaalle lähtiessä. Etätyössä sama asia voisi vaatia useamman viestin vaihtamista.”
Useimmiten Nurmi työskentelee puheen sallivassa työtilassa. Hän pystyy keskittymään työhönsä aika hyvin, vaikka ihmiset ympärillä juttelisivat.
Hän on pannut merkille, että toimiston työrauha on parantunut. Avonaista työtilaa rauhoittaa se, ettei sen läpi kävellä niin kuin vanhoissa toimitiloissa tehtiin. Nyt kulkutienä on selkeästi käytävä. Työrauhaa ovat tuoneet myös yhdessä sovitut käytännöt.
Esihenkilö ei lähetä sähköpostia illalla
Liiketoimintajohtaja Elisa Loitto vetää Trevianissa kahdeksan hengen tiimiä. Hän pitää asiakkaiden ongelmien ratkaisemisesta ja uuden oppimisesta. Mikään työpäivä ei ole samanlainen – aina kohtaa uusia tilanteita tai ihmisiä.
”Kuormittavinta työssä on kiire. Jos päällekkäisiä töitä on paljon, niiden rytmittäminen voi olla haastavaa. Välillä joutuu sietämään sitä, että asiat jäävät kesken.”
Keskittymistä parantaa puhelimen pitäminen äänettömällä. Loitto laittaa usein pois päältä muidenkin viestikanavien ilmoitukset ja äänimerkit. Silloin ei tule jatkuvasti vilkuiltua viestejä.
”Esihenkilönä olen opetellut sen tavan, etten soita tai lähetä sähköpostia työpäivän jälkeen. Vaikka kirjoittaisin viestejä illalla, ajastan ne aamuksi.”
Loitto kertoo, että jatkuvan etätyön jälkeen opeteltavaa on ollut siinäkin, että aikaa varataan fyysisiin siirtymisiin. Ei voi olettaa, että palaverin osallistuja tupsahtaa hetkessä, taianomaisesti, paikasta toiseen. On myös sovittu, että palaverit kestävät tunnin sijaan 50 minuuttia.
Keskustelu pitää esillä hyvän aivotyön asiat
HR-johtaja Tiina Kaakkolahti uskoo, että hyvästä aivotyöstä huolehditaan Trevianissa vastedeskin. Kun aivotyön pelisäännöistä on keskusteltu ja sovittu yhdessä, ne pysyvät paremmin mielessä.
”Olen huomannut, että ihmiset muistuttavat toisiaan esimerkiksi siitä, mitkä pelisäännöt ovat voimassa tietyssä työtilassa.”
Kaakkolahti ottaa aivotyön ergonomian esiin uusien työntekijöiden perehdytyksessä. Hän puhuu siitä, että työelämä on pitkän matkan juoksua. Palautumisesta pitää huolehtia. Aivotyöhankkeen materiaalit ovat tulokkaidenkin saatavilla intrassa.
”Aivotyön ergonomia ei tule koskaan valmiiksi. Ei ole yhtä työkalua, joka ratkaisisi kaikki ongelmat. Suurin oivallukseni on, että aiheesta on käytävä keskustelua koko ajan. Se kapula ei saa pudota missään vaiheessa.”
Aiheesta lisää:
Ratkaisuja sujuvampaan aivotyöhön (Työterveyslaitoksen palvelut aivotyön kehittämiseksi)
Sujuva aivotyö -verkkovalmennus
Aivotyö kannattaa suunnitella ihmisen mittaiseksi (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Millainen on hyvä ohje? Kahdeksan vinkkiä ohjeiden tekemiseen työpaikalla (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Mitkä ovat työn psykososiaaliset kuormitustekijät? (Työsuojeluhallinnon verkkosivuilla)
Kommentointi