Kun puhun työpaikoilla ajanhallinnan ongelmista, kaikki nyökyttelevät. Ne ovat tuttuja monenlaisilla työpaikoilla – ja niihin on kova tarve saada ratkaisuja, sanoo tutkija Kirsi Yli-Kaitala Työterveyslaitoksesta.
Varsinkin asiantuntijatyössä voi olla vaikea hahmottaa töiden kokonaisuuksia. Käynnissä on samaan aikaan useita tehtäviä ja projekteja, jotka kilpailevat työntekijän ajasta.
”Ei ole realistista, että antaa kaikkensa valtavaan määrään hommia. Se ei onnistu keneltäkään, eikä siitä pidä kantaa huonoa omaatuntoa.”
Yli-Kaitala on ollut kehittämässä Aika ja fokus -verkkovalmennusta, joka tarjoaa asiantuntijatyöpaikoille ja yksittäisille osallistujille keinoja selvitä ajankäytön haasteista. Saimme Yli-Kaitalalta viisi vinkkiä ajanhallintaan:
1. Priorisoi työtehtäviäsi
Työtehtävien asettaminen tärkeysjärjestykseen auttaa rajaamaan työmäärää ja -aikaa. Mieti ensin tehtäviesi kokonaisuutta: mitä kaikkea sinun pitäisi saada aikaan? Yksi tapa priorisoida on luokitella tehtävät neljään luokkaan kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan:
- kiireelliset ja tärkeät tehtävät
- kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät
- ei kiireelliset mutta tärkeät tehtävät
- ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät
Ihmisillä on taipumusta keskittyä kiireellisiin ja tärkeisiin tehtäviin. Kiireellisyys ei kuitenkaan aina tee asiasta tärkeää. Varaa aikaa myös pitkän tähtäimen tärkeisiin ydintehtäviin, jotka eivät ole kiireellisiä.
Priorisointi ei saisi olla pelkästään yksittäisen työntekijän harteilla. Pyydä tarvittaessa tukea esihenkilöltäsi. Hyväksy, että priorisointi on myös luopumista ja kyseenalaistamista.
2. Aikatauluta realistisesti
Aikaan pitäisi suhtautua samanlaisena rajallisena resurssina kuin vaikkapa rahaan: onko kaikki tarjotut tehtävät ja projektit mahdollista hoitaa toivotussa ajassa? Tämä pohdinta on tarpeen sekä työyhteisölle että yksittäiselle työntekijälle.
Keskittyneen ja innostuneen työnteon tilaa kutsutaan flow’ksi. Sen saavuttaminen on sitä vaikeampaa, mitä enemmän projekteja on käynnissä yhtä aikaa.
Aikataulun laatiminen helpottuu, kun teet näkyväksi työn etenemisen: Millaisia vaiheita projektissa on? Riippuuko tiettyyn vaiheeseen pääseminen esimerkiksi yhteistyökumppanin aikataulusta? Kuinka paljon aikaa menee valmisteluun ja viimeistelyyn? Varaa aikaa myös yllättäviin tehtäviin, jos se vain on mahdollista.
3. Vähennä keskeytyksiä
Tutkimusten mukaan keskeytykset haittaavat työtä monin tavoin. Ne lisäävät unohtelua, altistavat virheille ja heikentävät laatua.
Ja kuinka hyvältä tuntuukaan, jos saa vietyä jonkin tehtävän loppuun kunnolla paneutuen!
Varaa työpäiviisi sellaista aikaa, jolloin suljet sähköpostin ja syvennyt keskittymistä vaativiin tehtäviin. Merkitse nämä ajat sähköiseen kalenteriisi ja kerro työkavereillesi, milloin haluat rikkomatonta työrauhaa.
Varaa tietty aika viikosta esimerkiksi työaikakirjausten ja matkalaskujen tekemiseen. Entä mihin aikaan päivästä tekisit reagointia edellyttävää työtä, kuten sähköposteihin vastaamista?
Samankaltaisten tehtävien niputtaminen vähentää muistin kuormittumista. Erityyppiset tehtävät vaativat erilaista ajattelua ja keskittymistä. Niiden välillä hyppiminen kuluttaa voimavaroja turhaan.
4. Auta itseäsi keskittymään
Onko sinulla taipumusta keskeyttää itse oma työskentelysi? Ajautuuko huomiosi liian herkästi johonkin toiseen työtehtävään tai työn ulkopuoliseen asiaan? Tai kärsitkö aloittamisen vaikeudesta? Tällaiset asiat pirstaloivat työtä.
Yksi apukeino on Pomodoro-tekniikka. Siinä keskitytään esimerkiksi 25 minuutin jaksoissa vain käsillä olevaan tehtävään ja pidetään jaksojen jälkeen lyhyt tauko.
5. Muista, että aikaa hallitaan yhdessä
Ajanhallinnan ajatellaan usein kuvaavan ihmisen tehokkuutta ja tuottavuutta. Se onkin yksi itsensä johtamisen taidoista.
Työpaikalla ajanhallinnan ongelmat ovat kuitenkin usein yhteisiä, joten ratkaisujakin kannattaa miettiä yhdessä. Esimerkiksi sähköpostin käyttöön liittyvästä etiketistä ja keskittymistä turvaavista säännöistä pitää sopia oman esihenkilön ja työyhteisön kanssa.
Työaikakulttuuri on se tapa, miten työpaikalla suhtaudutaan aikaan. Kunnioitetaanko teidän työpaikallanne muiden aikaa? Millä periaatteilla sovitte kokouksia? Annatteko toisillenne myös palaveritonta aikaa?
Pienilläkin yhdessä mietittävillä keinoilla voidaan päästä tilanteeseen, jossa omaan työhön ja ydintehtäviin pystyy keskittymään.
Aiheesta lisää:
Työterveyslaitoksen Aika ja fokus – ajanhallinnan verkkovalmennus tarjoaa ratkaisuja ajankäytön ongelmiin ja auttaa ymmärtämään työn aikarakenteita.
Kommentointi