Toimiston pelisäännöistä sopiminen on osa työyhteisötaitoja. Yhdessä sovitut käytännöt edistävät sujuvaa työskentelyä ja hyvää työilmapiiriä, sanoo vanhempi asiantuntija Suvi Hirvonen Työterveyslaitoksesta.
Hybridityön aikakaudella pelisääntöjen merkitys on kasvanut. Toimistossa kohdataan ja keskustellaan, mutta tehdään edelleen myös keskittymistä vaativaa työtä. Hyvä työrauha vetää hybridityöntekijää toimistolle.
Pelisäännöt on syytä käydä läpi ainakin silloin, kun työympäristöön tehdään muutoksia. Se voi tarkoittaa muuttoa uusiin tiloihin tai sitä, että nykyisiä tiloja aletaan käyttää uudella tavalla – esimerkiksi luovutaan omista työpisteistä.
”Jos työtilojen käytöstä ei keskustella, ei synny yhteistä ymmärrystä siitä, miten tiloissa toimitaan. Siksi tilamuutos ei välttämättä onnistu parhaalla mahdollisella tavalla.”
Kysyimme Hirvoselta, mitä työyhteisön on hyvä ottaa huomioon pelisääntöjen teossa. Seitsemän vinkkiä:
1. Kirkastakaa toimiston pelisääntöjen hyödyt
Toimiston pelisäännöt on tarkoitettu sujuvan työskentelyn tueksi, ei rajoitteeksi. Parhaimmillaan sääntöjen pohtiminen luo työyhteisöön keskustelukulttuuria, jossa näistä asioista puhuminen on luontevaa.
Pelisäännöt ehkäisevät ristiriitoja ja tukevat yhteisöllisyyttä. Hyvät pelisäännöt ovat työyhteisönsä näköiset.
Pelisääntöjä ei tehdä pelkästään tilojen nykyisille käyttäjille, vaan ne helpottavat myös uusien ihmisten asettumista toimistoon ja työyhteisöön.
2. Tunnistakaa, mitä asioita sääntöjen pitäisi sisältää
Ottakaa pelisääntöjen tarve puheeksi työyhteisön kesken. Listatkaa, mitä teemoja sääntöjen tulisi teidän mielestänne kattaa. Turhia sääntöjä ei kannata tehdä.
Ottakaa asialistalle ainakin tilojen äänimaailma. Monet työyhteisöt haluavat sopia myös tilojen varauskäytännöistä, työpisteiden pitämisestä siistinä, hajusteiden käytöstä ja siitä, missä saa syödä eväitä ja ruokailla.
Organisaatio toki määrittää tilojen käyttötavoille ja pelisäännöille raamit – esimerkiksi sen, ovatko työpisteet yhteisessä käytössä vai onko kullakin työntekijällä nimetty työpisteensä.
3. Tehkää avotoimiston pelisäännöistä yksiselitteiset
Pelisääntöjen pitäisi olla niin selkeät, että kaikki ymmärtävät ne samalla tavalla. Saako avotilassa esimerkiksi käydä puhelinkeskusteluja? Tai käyttää puheenvuoroja Teams-palavereissa?
Epäselvyyttä voi syntyä, jos päädytään kompromisseihin: Puhelimeen saa vastata, mutta jos puhelusta tulee pitkä, pitää siirtyä pois avotilasta. Teams-palaveriin saa osallistua avotilassa, kunhan ei ole paljon äänessä.
Mikä on pitkä puhelu? Mitä tarkoittaa, että puhuu palaverissa paljon? Eri ihmiset antaisivat erilaisen vastauksen.
Helppoihin sääntöihin sitoudutaan parhaiten.
4. Pitäkää pelisäännöt näkyvillä toimistossa
Kiinnittäkää pelisäännöt sellaiseen paikkaan, josta ne on helppo huomata heti työtilaan tultaessa. Muuten säännöt unohtuvat eivätkä tilaa käyttävät vierailijat edes tiedä niistä.
5. Suhtautukaa pelisäännöistä lipsumiseen lempeästi
Omien toimintatapojen muuttaminen vie aikaa. Jos työskentelee pääasiassa etänä, toimistotyön rutiinit unohtuvat. Kotona ei ehkä tarvitse välittää muiden ihmisten työrauhasta.
Keksikää tapoja, jotka kannustavat toimimaan niin kuin on sovittu. Kiittäkää toisianne pienistäkin edistysaskeleista.
Jos joku ei noudata yhdessä sovittuja pelisääntöjä, huomauttakaa siitä lempeästi. Toisaalta ei pidä myöskään sietää tahallista sääntöjen rikkomista.
6. Muistakaa, että pelisäännöt eivät ratkaise kaikkea
Pelisäännöt eivät välttämättä auta, jos työtilat ovat epätarkoituksenmukaiset.
Yksi avotila ei voi vastata kaikkiin työnteon tarpeisiin. Siellä ei pysty samaan aikaan pitämään ideointipalaveria ja kirjoittamaan raporttia.
Ei ole mielekäs ratkaisu, että keskittymistä vaativan työn tekijä joutuu istumaan toimistossa vastamelukuulokkeet päässä koko päivän. Työpaikalle tarvitaan omat tilansa hiljaiseen työskentelyyn, yhteistyöhön ja kohtaamisiin.
7. Arvioikaa, miten monitilatoimiston pelisäännöt toimivat
Pelisäännöistä ei tarvitse tulla täydelliset heti ensimmäisellä kerralla. Lähtekää rohkeasti kokeilemaan ja muuttakaa niitä tarvittaessa.
Sopikaa, milloin arvioitte pelisääntöjä: mikä on toiminut ja mikä kaipaa hiomista? Asiaan voi palata vaikkapa kolmen kuukauden kuluttua.
Tarkastelkaa ja päivittäkää sääntöjä vastedeskin sännöllisesti, esimerkiksi vuosittain. Moni ongelma ratkeaa yhdessä sopimalla ja työnteon tapoja kehittämällä.
Aiheesta lisää:
Hyvä työrauha toimistossa vahvistaa myös yhteisöllisyyttä (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Toimistotilat hybridityömallissa -kehittämiskartta on ladattavissa Työterveyslaitoksen Etätyö, hybridityö ja monipaikkainen työ -teemasivulta.
Onnistu työympäristömuutoksessa – opas suunnittelun tueksi
Toimistotilat pienenevät – miten käy yhteisöllisyyden? (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Hyvä hybridityö on yhdistelmä vapautta ja vastuuta yhteisöllisyydestä (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Kolme näkökulmaa siihen, miksi mennä toimistolle (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Kommentointi