5. Miten otan työkykyongelman puheeksi?

• Esihenkilötyössä voit kohdata tilanteita, joissa työntekijä ei suoriudu työstään kuten ennen tai työntekijän muuttunut käyttäytyminen, kuten ryhmästä vetäytyminen, alakuloisuus, poikkeuksellinen väsymys tai ärtyneisyys herättää huolta. Voi myös olla, että työt jäävät tekemättä tai myöhästyvät, tai huomaat että työntekijä ei selkeästi viihdy työssään. Saatat miettiä mistä muutokset johtuvat – onko kyseessä esimerkiksi työhön vai muuhun elämään liittyvä tilanne, ohimenevä vai pysyvämpi muutos.
• Pahoinvoinnista kertovat merkit ovat luonteeltaan yleisiä, eikä niiden perusteella useinkaan voi päätellä mistä on kysymys, vaan asiaa on selvitettävä keskustellen.
• Useimpia esihenkilöitä mietityttää työntekijän voinnin puheeksi ottaminen. Työntekijän näkökulmasta työkykyyn liittyvät asiat ovat isoja, toimeentuloon liittyviä kysymyksiä. Keskustelutilanteessa on todennäköisesti paikalla kaksi ihmistä, joita molempia jännittää.

Rohkaisua ottaa asia esille voi hakea esimerkiksi seuraavista näkökulmista:

• Esihenkilötyöhön kuuluvat työntekoon ja työn sujumiseen liittyvät asiat. Kun joku esimerkiksi vetäytyy yhteisestä kanssakäymisestä, kyseessä on työhön liittyvä asia, johon esihenkilön täytyy tarttua.
• Kiinnostus työntekijöiden hyvinvoinnista kuuluu esihenkilötyöhön, ja työntekijät kokevat sen pääsääntöisesti myönteisenä asiana.
• Kysymällä saat tietää mahdollisista työhön liittyvistä epäkohdista.
• Odottaminen ei yleensä ratkaise tilannetta vaan tekee sen monimutkaisemmaksi.
• Ette välttämättä löydä heti ratkaisuja, mutta työntekijää auttaa usein jo se, että esihenkilönä olet tietoinen tilanteesta ja osoitat ymmärtäväsi asian työtekijän näkökulmasta.

Vaikeiden asioiden puheeksi ottamista helpottaa:

• Viestintä organisaation toimintamalleista, kuten varhaisen tuen malli: esihenkilön ei tarvitse erikseen perustella, miksi hän ottaa asian esille.
• Kehityskeskustelulomakkeeseen kuuluvat kysymykset hyvinvoinnista: työntekijän on helpompi tuoda asioita esille ja esihenkilön on helpompi tarttua niihin.
• Olemassa oleva keskusteluyhteys: kysy säännöllisesti, mitä kuuluu.
• Hyvinvointiin liittyvien asioiden esillä pitäminen työsuhteen alusta alkaen.
• Tarkoitus on selvitellä, tarvittaessa vaiheittain; esihenkilön ei tarvitse vielä tietää, mitä tulisi tehdä.

Hyviksi havaittuja näkökulmia työntekijän voinnin puheeksi ottamisessa:

• Huolen ilmaisu - ei syytös
• Ystävällisyys ja ymmärtäväisyys
• Kunnioittava asenne
• Ei ennakko-oletuksia
• Valmentava ote – huomioi työntekijän omat tavoitteet
• Kuuntele enemmän kuin puhut ja uskalla odottaa vastausta
• Ollaan yhdessä etsimässä ratkaisua –ajattelutapa
• Hyväksy että ratkaisujen löytäminen vie aikaa.

• Valmistaudu keskusteluun miettimällä, mitkä ovat ne täsmälliset asiat joiden vuoksi keskustelu käydään.
• Käy keskustelu rauhallisessa tilanteessa kahden kesken. Joskus puhelimessa tai videopuhelulla puhuminen voi olla helpompaa työntekijälle. Sovi tapaamisesta työntekijän kanssa:
  
  ”Olen ajatellut työssä jaksamistasi ja miten viihdyt työssäsi. Haluan olla tukenasi ja kuulla ajatuksiasi. Voisimme varata tapaamiselle ajan.”
• Yksittäisiä sanavalintoja tärkeämpää on ymmärtämään pyrkivä ja ratkaisuja etsivä asenne.
• Keskustelussa kerro aluksi huolen aiheesi konkreettisesti. Tuo esille huomaamasi muutos tai huolestuttava asia.
  
  ”Oli mukava kun aikaisemmin näimme tiimipalavereissa. Viime viikkoina et ole osallistunut yhteisiin tapaamisiin, haluaisin kuulla miten voit ja auttaa parhaani mukaan.”
  
  ”Työsi ovat viime aikoina olleet myöhässä aikataulusta, olen miettinyt mistä se voisi johtua, ja miten voisin auttaa”.
• Puhu minä-muodossa. Kerro havaintosi ja kysy miten työntekijä näkee kuvaamasi asian. Tehokkuuden vaihtelu työssä on normaalia, ja kaikki ovat joskus väsyneitä. Pitempään jatkuneesta, huolta herättävästä tilanteesta kannattaa kuitenkin kysyä.
  
  ”Minusta näyttää että olet viime aikoina ollut väsynyt ja alakuloinen. Miten voit?”
  
  ”Työssä jaksamisesi on minulle tärkeää. Mitä sinulle kuuluu?”
• Rohkaise puhumaan, kuuntele, ota sinulle kerrottu vastaan.
  
  ”Olen iloinen että kerroit, nyt voimme miettiä yhdessä miten voisimme ratkoa tilannetta”.
• Hyväksy se, että työntekijä valitsee, kertooko jotain vai ei. Yksityiselämään ja terveydentilaan liittyvistä asioista työntekijä voi kertoa sen verran kuin haluaa.
• Voi olla, että joistakin asioista työntekijä haluaa puhua jonkun muun kuin esimiehen kanssa. Esimerkiksi terveydentilaan liittyvä asiantuntemus on työterveyshuollossa. Työn tekemiseen liittyvät asiat on kuitenkin selvitettävä esimiehen kanssa.
• Lopuksi voit kysyä:
  
  ”Tuleeko mieleesi vielä jotain, mistä meidän olisi hyvä jutella?”

• Jotta ratkaisuja voidaan löytää, ongelma täytyy ensin paikantaa. Samanlaiselta näyttävän oireilun taustalla voi olla esimerkiksi vaikea elämäntilanne, työhön liittyvät epäkohdat tai työuupumus, tai terveydentilaan liittyvä tekijä, esimerkiksi mielenterveyden häiriö.
• Terveyden lisäksi työkykyyn vaikuttavat motivaatio ja osaaminen sekä muutokset työssä. Ota myös nämä esille keskustelussa. Osaamisen puute voi johtaa turhautumiseen tai riittämättömyyden tunteeseen työssä.
• Miettikää yhdessä, mikä voisi olla seuraava askel. Työhön liittyviin epäkohtiin puuttuminen on esihenkilön vastuulla. Vaikka kyseessä olisi yksityiselämään liittyvä tilanne, työjärjestelyillä voidaan usein tukea työntekijää.
• Asettakaa keskustelun tavoitteeksi työn sujuminen jatkossa. Esihenkilönä voit kysyä mikä auttaisi tässä työntekijää. Aina näitä asioita ei ole helppo tunnistaa; voitte sopia miettimisajasta ja uudesta tapaamisesta.
• Voi olla, että keskustelussa selviää, että työntekijän huonon voinnin taustalla on työpaikan ristiriita tai epäasiallinen kohtelu.
• Jos tilanne vaatii viestintää muulle työyhteisölle, kysy mitä työntekijä toivoo kerrottavan. Esimerkiksi työntekijän terveydentilasta et voi kertoa työyhteisölle ilman työntekijän toivetta.
• Kirjoittakaa ylös mitä sovitte.
• Sopikaa seurantapalaverista, jossa katsotte, oliko sovituista asioista apua ja miten jatkatte.

• On mahdollista että keskustelun tuloksena tai muuten hahmottuu käsitys, että työntekijän tilanteeseen ehkä vaikuttaa mielenterveyteen liittyvä asia, kuten masennus tai pitkittyneen stressin seurauksena syntynyt työuupumus.
• Terveydentilaan liittyvän huolen voi ottaa esille, mutta diagnoosien ehdottaminen ei kuulu esihenkilön rooliin tai asiantuntemuksen piiriin. Voit puhua havainnoistasi arkikielen sanoilla kuten jaksaminen ja keskittyminen. Voit kertoa huomanneesi muutoksen verrattuna aikaisempaan.
• Esihenkilö voi pyytää työterveyshuollolta arviota työntekijän työkyvystä. Esihenkilönä voit ehdottaa työntekijälle ajan varaamista työterveyshuoltoon. Voitte myös yhdessä työntekijän kanssa olla yhteydessä työterveyshuoltoon.
• Mikäli työntekijän työkyky on alentunut, tilannetta voidaan pohtia työterveyshuollon kanssa järjestettävässä työterveysneuvottelussa.
• Neuvottelun tavoitteena voi olla esimerkiksi työn muokkauksen tai räätälöinnin keinoista sopiminen. Keskustelun kohteena on työntekijän työ, ei hänen sairautensa.
• Mikäli työntekijä arvioi, että työ on aiheuttanut hänelle oireita, hän voi myös itse pyytää arviota työkuormituksestaan työterveyshuollosta.
• Mikäli työntekijällä on diagnosoitu mielenterveyden häiriö, ja hän kertoo siitä keskustelussa, voit kysyä, miten sairaus työntekijän näkökulmasta vaikuttaa työhön ja millaisista työjärjestelyistä voisi olla apua.
• Työterveyshuolto voi kertoa työntekijän terveyteen liittyviä asioita vain työntekijän luvalla tai toiveesta. Työntekijän on hyvä keskustella työterveyshuollossa siitä, mitä asioita hän toivoo kerrottavan esihenkilölle. Järkevää on ottaa esille perusteet, joiden vuoksi tarvitaan muutoksia esimerkiksi työtehtävissä tai työajoissa.
• Mahdollisen sairauden lisäksi työkykyyn vaikuttavat esimerkiksi työntekijän voimavarat, osaaminen ja työpaikan keinot antaa tukea ja tehdä työjärjestelyjä.

• Joskus keskustelussa on vaikea päästä eteenpäin. Esimerkiksi työntekijä sanoo, että kaikki on hyvin, mutta esihenkilö näkee selkeitä ongelmia työn sujumisessa.
• Keskustelua voi yrittää viedä eteenpäin kysymällä kohdennetusti erilaisista työhön liittyvistä asioista, kuten yhteistyön toimiminen työkavereiden kanssa, työn ja muun elämän yhteensovittaminen ja siihen liittyvät käytännön järjestelyt, työmäärä ja muut työhön liittyvät asiat, sekä terveyden vaikutus työhön.
• Voitte sopia jaksosta, jolloin seuraatte työn sujumista. Määritelkää yhdessä seurattavat asiat, onnistumista osoittavat asiat ja seurantakeinot. Tehkää muistio joka keskustelusta. Työntekijä voi halutessaan pyytää keskusteluihin mukaan esimerkiksi kollegan tai työsuojeluvaltuutetun, ja työntekijä tai esihenkilö voi kutsua mukaan myös henkilöstöhallinnon edustajan.
• Joskus asian esille ottaminen herättää puolustautumisreaktion. Aikalisä ja uusi keskustelu voi olla tarpeen, jotta työntekijä saa aikaa miettiä asiaa. Esimerkiksi ajatus mahdollisesta sairaudesta voi olla raskas. Työntekijä voi tarvita aikaa sopeutua ajatukseen.
• Työntekijä on velvollinen osallistumaan työnantajan perustellusti osoittamiin terveystarkastuksiin. Työnantajalla on oikeus pyytää työkykyarviota.
• Tilannetta selvitellään työpaikalla niin pitkälle kuin se on mahdollista ottaen huomioon työntekijän voimavarat, esihenkilön osaaminen ja laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004), joka määrää terveydentilaa koskevien tietojen käsittelystä työpaikalla.
• Mikäli työntekijä kieltäytyy kaikesta yhteistyöstä, mutta työn sujumisessa tai työpaikan toimintatapojen noudattamisessa on selkeitä ongelmia, esihenkilö voi muistuttaa työpaikan pelisäännöistä. Viime kädessä keinoina ovat huomautus tai varoitus.
• Muista, että sinulla esihenkilönä on vastuu yksikkösi toiminnan sujumisesta. Se oikeuttaa ja velvoittaa selvittämään asioita, jotka eivät suju hyvin.