Haittailmoituksen tekeminen

Haittailmoituksen voi tehdä kuka vain tiloissa työskentelevä, jos hän havaitsee sisäilman laadussa tai olosuhteissa jotain poikkeavaa tai kokee niihin liittyvää haittaa. Havainnot voivat liittyä esimerkiksi 

• lämpöoloihin 
• pölyisyyteen 
• ilmanvaihdon toimintaan 
• akustiikkaan 
• valaistukseen  
• vesivuotoihin 
• poikkeaviin hajuihin 
• kosteusvaurioihin. 

Usein ilmoituksen voi tehdä esimerkiksi työpaikan sähköisen järjestelmän välityksellä. Käytössä voi olla myös jokin muu menetelmä, jonka kautta ilmoitus tehdään. Työntekijä voi raportoida havainnoistaan myös esihenkilölle, joka laatii haittailmoituksen. 

Haittailmoituksen voi vastaanottaa rakennuksen omistajan edustaja, kiinteistöhuolto, työsuojelu tai jokin muu ennalta sovittu taho, joka pystyy käynnistämään tarvittavat toimenpiteet ja viemään tarvittaessa haittailmoituksen sisäilmaryhmään. Jos esihenkilö ei ole tehnyt haittailmoitusta, on hänen hyvä olla tietoinen siitä. 

Tavanomaisten rakennusten teknisten vikojen syy voi selvitä jo kiinteistöhuollon käynnillä, jolloin voidaan päätyä suoraan korjaaviin toimenpiteisiin. Kun ongelman syy ei selviä kiinteistöhuollon käynnillä ja ongelmaan liittyy laajempaa tilojen käyttäjien oireilua tai tiloissa on raportoitu aikaisemminkin sisäilmaongelmista, ongelman syytä ja laajuutta lähdetään ratkaisemaan käynnistämällä sisäilmaryhmän toiminta ja tekemällä tutkimuksia (katso Sisäilmaongelman selvittäminen työpaikalla).  

Haittailmoituksen vastaanottamisesta ja asian käsittelyajasta sekä toimenpiteistä on tärkeää antaa tietoa haittailmoituksen tekijälle ja työpaikalle. Tällöin haittailmoituksen tekijä tietää, että ilmoitus on vastaanotettu ja toimenpiteet aloitettu. Näin luottamus toimijoihin lisääntyy. Työpaikalle ja haittailmoituksen tekijälle ilmoitetaan ongelman aiheuttanut syy, korjaavat toimenpiteet sekä aikataulu asian korjaamiseksi sitten, kun nämä asiat ovat selvillä.  

Jos työntekijällä esiintyy sisäilmaan liitettyä oireilua, hän voi olla yhteydessä työterveyshuoltoon.