Monitilatoimisto, avokonttori ja muita tilakonsepteja

Monitilatoimistoa (engl. activity-based office, flexible office) määritellään yleensä kahden toisiinsa liittyvän piirteen kautta. Suomen kielen termi ”monitilatoimisto” kuvaa näistä ensimmäistä eli sitä, että toimisto sisältää tiloja monenlaisiin tarkoituksiin, kuten erilaisiin vuorovaikutustilanteisiin sopivia tiloja, avotilaa, hiljaisen työn vyöhykkeitä tai huoneita keskittymistä vaativaan työhön sekä vetäytymistiloja esimerkiksi puheluja ja etäpalavereja varten.   

Monitilatoimistojen toinen piirre on työtilojen toimintaperusteinen käyttö (engl. activity-based working). Nimettyjä työpisteitä ei ole, vaan työpiste valitaan ja sitä vaihdetaan sen mukaan, mitä kulloinkin ollaan tekemässä. Tämä ei välttämättä tarkoita sitä, että työpistettä vaihdettaisiin päivän aikana jatkuvasti, vaan esimerkiksi kyseiselle työpäivälle valitaan sopiva työtila. Olennaista on, että työpiste siivotaan omista tavaroista ja vapautetaan muille käytön jälkeen, viimeistään päivän päätteeksi. Vaikka työpisteet olisivat lähtökohtaisesti nimeämättömiä, voidaan tilakokonaisuuteen määrittää esimerkiksi tiimikohtaisia kotipesäalueita. 

Suomessa on myös monitilatoimistoja, joissa kaikilla tai osalla työntekijöistä on omat työpisteet. Tällainen monitilatoimisto on kansainvälisesti harvinaisempi ja vähemmän tutkittu. 

Monitilatoimisto sekoitetaan usein avotoimistoihin ja toisaalta monitoimitiloihin. Monitilatoimisto ei ole avotoimisto, koska sen toteutuksessa pyritään erottamaan hiljaiset ja ääntä tuottavat toiminnot ja yksilöllä on mahdollisuus vaihtaa halutessaan työtilaa. Monitoimitila puolestaan tarkoittaa yhtä tilaa, jota voidaan käyttää moniin eri toimintoihin. Tällainen on esimerkiksi muunneltava kokoontumistila tai työkahvila, jossa voi taukojen pitämisen lisäksi työskennellä, pitää lyhyitä palavereja, tilaisuuksia tai ohjattua liikuntaa. 

Monitilatoimistossa (engl. activity-based office, flexible office) 

• on tarjolla eri tehtäviin sopivia, varattavia ja tarpeen mukaan käyttöön otettavia tiloja (esimerkiksi erilaisiin vuorovaikutustilanteisiin sopivia tiloja, avotilaa, hiljaisen työn vyöhykkeitä tai huoneita keskittymistä vaativaan työhön sekä vetäytymistiloja esimerkiksi puheluja ja etäpalavereja varten) 
• omia työpisteitä ei (yleensä) ole vaan työntekijät voivat valita paikan tehtävän, tilanteen ja tarpeen mukaan 
• on yleensä puhtaan pöydän periaate eli työpiste tyhjennetään päivän päätteeksi. 

Huonetoimistossa  

• työtiloina on tyypillisesti omia ja/tai jaettuja, muutaman henkilön yhteisiä työhuoneita 
• on yleensä erillisiä varattavia kokoustiloja ja taukotilaa henkilöstölle, mutta ei laajemmin tukitiloja, kuten puhelinkoppeja tai vapaamuotoisia työskentelyalueita 
• työtilat ovat nimettyjä ja toimistotyöt hoidetaan kokouksia lukuun ottamatta pääosin omassa työpisteessä. 

Avotoimistossa 

• työpisteet sijaitsevat yhteisessä avonaisessa tilassa 
• on yleensä erillisiä varattavia kokoustiloja ja taukotilaa henkilöstölle, mutta ei laajemmin tukitiloja, kuten puhelinkoppeja tai vapaamuotoisia työskentelyalueita 
• työpisteet ovat nimettyjä ja toimistotyöt hoidetaan pääosin omassa työpisteessä. 

Yhteiskäyttöiset tilat ja co-working tilat 

• ovat uusimpia toimistotilakonsepteja 
• ovat yleisiä, ei minkään yhden organisaation omia työnteon paikkoja tai joustavia, esimerkiksi jäsenyyteen perustuvia tilapalveluita 
• niissä yhteisen työtilan jakavat eri organisaatioista tulevat ihmiset ja esimerkiksi yksinyrittäjät 
• voivat olla täysin yhteiskäyttöisiä tai sisältää käyttäjäorganisaatioille rajattuja alueita tai huoneita 
• voivat muodostaa tilojen verkoston, jolloin tiloja on käytettävissä useissa sijainneissa ja eri kaupungeissa. 

Tilakonsepteja voidaan organisaatiokohtaisesti soveltaa hyvin eri tavoin. Eri tilakonsepteja voidaan myös yhdistellä organisaation työtiloissa. Esimerkiksi avotoimistoa ja huonetoimistoa löytyy usein samasta työtilakokonaisuudesta. Monitilatoimistossa yleistä nimeämättömien työpisteiden tai puhtaan pöydän periaatetta sovelletaan jonkin verran myös muissa tilakonsepteissa, erityisesti avotoimistoissa. Onkin tarkoituksenmukaista, että organisaatiot soveltavat tilakonsepteja omiin tarpeisiinsa sopivalla tavalla ja tapa käyttää tiloja sekä sitä ohjaavat pelisäännöt sovitaan kunkin työyhteisön tarpeiden mukaan.  

Monitilatoimistojen vaikutuksista työntekijöihin on vielä riittämättömästi tutkimustietoa. Siitä, miten nämä tilat koetaan, tiedetään jo melko paljon, mutta monitilatoimistojen vaikutusta työhyvinvointiin ja terveyteen on tutkittu vähemmän. Yleiskuva tutkimuksista on, että monitilatoimistojen työolosuhteet koetaan avotoimistoja ja jaettuja työhuoneita paremmiksi.  Tätä selittää muun muassa se, että monitilatoimistossa työntekijä pystyy paremmin hallitsemaan työolosuhteitaan esimerkiksi hyödyntämällä erilaisia tiloja.  

Yhden hengen työhuoneisiin verrattuna tutkimustietoa on vähemmän ja se on osittain ristiriitaista. Monitilatoimistoon siirtymiseen liittyy myös useammin joitain kielteisiä vaikutuksia, kun sinne muutetaan omista työhuoneista verrattuna jaettuihin työtiloihin.  

Toisaalta tutkimukset osoittavat selvästi, että yksittäisten monitilatoimistojen välillä on huomattavaa vaihtelua siinä, kuinka tyytyväisiä niihin ollaan. Käytännössä toimistotyypin nimitystä tärkeämpää onkin se, kuinka hyvin yksittäinen toimisto on toteutettu, miten se sopii kyseiseen organisaatioon ja kuinka sitä osataan hyödyntää. Myös yksilöiden välillä on suuria eroja ja erilaisia profiileja siinä, miten monitilatoimiston tiloissa työskennellään. 

Nimeämättömien työpisteiden käytöstä on monitilatoimistoissa saatu parempia tuloksia kuin nimettyjen työpisteiden säilyttämisestä. Tämä selittyy todennäköisesti sillä, että työpisteiden nimeämättömyys edistää monipaikkaista työskentelyä ja monitilatoimiston hyödyntämistä sen käyttöperiaatteen mukaan. Mikäli omat työpisteet säilytetään, riskinä on, että työolosuhteet muodostuvat avotoimistomaisiksi, kun työtä tehdään ensisijaisesti omassa työpisteessä. Oma työpiste voi kuitenkin olla tarkoituksenmukainen joissain työtehtävissä tai yksilöllisten syiden vuoksi. 

Työrauha- ja meluongelmat ovat yleisimpiä jaettuihin työtiloihin liittyviä työympäristöongelmia, jotka vaikuttavat paitsi työssä suoriutumiseen, myös stressioireisiin ja sairauspoissaolojen riskiin. Syynä ei yleensä ole melutaso, vaan puheäänet, jotka selvästi erottuessaan häiritsevät ihmisen keskittymistoimintoja. Monitilatoimiston tilojen jakaminen erilaisiin vyöhykkeisiin hiljaisuuden ja vuorovaikutuksen tason mukaan ehkäisee työrauhaongelmia. Myös hyvään akustiseen suunnitteluun tulee kiinnittää huomiota.