Aktivitetsbaserat kontor, kontorslandskap och andra lokalkoncept

Ett aktivitetsbaserat kontor (eng. activity-based office, flexible office) definieras vanligen via två sammanhängande egenskaper. Det finska begreppet ”monitilatoimisto” (kontor med flera utrymmen) beskriver den första av dessa, dvs. att kontoret omfattar utrymmen för flera olika ändamål, såsom utrymmen som lämpar sig för olika interaktionssituationer, öppet utrymme, zoner för tyst arbete eller rum för arbete som kräver koncentration samt isolerade utrymmen till exempel för telefonsamtal och distansmöten.    

De aktivitetsbaserade kontorens andra egenskap är aktivitetsbaserad användning av arbetsutrymmen. Det finns inga utsedda arbetsstationer, men arbetsstationen väljs och byts enligt vad som görs vid den aktuella tidpunkten. Detta innebär inte nödvändigtvis att arbetsstationen byts hela tiden under dagen, men till exempel väljs ett lämpligt arbetsutrymme för arbetsdagen i fråga. Det är väsentligt att arbetsstationen rengörs från egna saker och görs ledig för andra efter användning, senast i slutet av dagen. Även om arbetsstationerna i princip inte är utsedda, kan man fastställa till exempel teamsspecifika hemboområden för utrymmeshelheten.  

I Finland finns också aktivitetsbaserade kontor där alla eller några av de anställda har sina egna arbetsstationer. Ett sådant aktivitetsbaserat kontor är internationellt sett ovanligare och mindre undersökt.  

Det aktivitetsbaserade kontoret förväxlas ofta med kontorslandskap å ena sidan och med allaktivitetslokaler å andra sidan. Det aktivitetsbaserade kontoret är inte ett kontorslandskap, eftersom man i dess genomförande syftar till att avskilja tysta och ljudproducerande aktiviteter och individen har möjlighet att byta arbetsutrymme om han eller hon så önskar. Med allaktivitetslokal avses däremot ett utrymme som kan användas för många olika aktiviteter. Det kan handla om till exempel ett modifierbart mötesrum eller ett arbetskafé där man utöver att hålla pauser kan arbeta, hålla korta möten, evenemang eller ledd motion.  

I ett aktivitetsbaserat kontor (eng. activity-based office, flexible office)

• finns utrymmen som lämpar sig för olika uppgifter och kan reserveras och börja användas vid behov (till exempel utrymmen som lämpar sig för olika interaktionssituationer, öppet utrymme, zoner för tyst arbete eller rum för arbete som kräver koncentration samt isolerade utrymmen t.ex. för telefonsamtal och distansmöten)  
• finns det (vanligtvis) inga egna arbetsstationer, men arbetstagarna kan välja plats efter uppgift, situation och behov  
• följer man vanligen det rena bordets princip, dvs. arbetsstationen töms i slutet av dagen.  

I ett rumskontor

• är arbetsutrymmena vanligtvis egna och/eller delade, några personers gemensamma arbetsrum  
• finns det vanligtvis separata mötesrum som kan reserveras och pausrum för personalen, men inga mer omfattande stödutrymmen, såsom telefonhytter eller informella arbetsområden  
• är arbetsstationerna utsedda och kontorsarbeten, med undantag för möten, utförs huvudsakligen vid en egen arbetsstation.  

I ett kontorslandskap

• finns arbetsstationerna i ett gemensamt öppet utrymme  
• finns det vanligtvis separata mötesrum som kan reserveras och pausrum för personalen, men inga mer omfattande stödutrymmen, såsom telefonhytter eller informella arbetsområden  
• är arbetsstationerna utsedda och kontorsarbeten utförs huvudsakligen vid en egen arbetsstation.  

Delade utrymmen och samarbetsutrymmen

• är de senaste koncepten för kontorslokaler  
• är allmänna platser där arbetet utförs och som inte ägs av en enskild organisation eller flexibla lokaltjänster som baserar sig till exempel på medlemskap  
• är gemensamma arbetslokaler som delas av människor från olika organisationer och till exempel enskilda företagare  
• kan vara helt gemensamma eller innehålla områden eller rum som är reserverade för användarorganisationerna  
• kan bilda ett nätverk av lokaler där lokalerna är tillgängliga på flera platser och i olika städer.  

Organisationerna kan tillämpa lokalkoncepten på mycket olika sätt. Olika lokalkoncept kan också kombineras i organisationens arbetslokaler. Till exempel hittas kontorslandskap och rumskontor ofta i samma arbetslokalshelhet. Principen om icke-utsedda arbetsstationer eller rena bord, som är vanlig i aktivitetsbaserade kontor, tillämpas också i viss mån i andra lokalkoncept, särskilt i kontorslandskap. Det är därför lämpligt att organisationerna tillämpar lokalkoncepten på ett sätt som passar deras behov, och det sätt på vilket lokalerna används och de regler som styr detta överenskoms utifrån varje arbetsgemenskaps behov. 

Det finns ännu inte tillräckligt med forskningsdata om hur de aktivitetsbaserade kontoren påverkar arbetstagarna. Ganska mycket är redan känt om hur dessa lokaler upplevs, men man har forskat mindre i hur de aktivitetsbaserade kontoren påverkar hälsan och välbefinnandet i arbetet. Enligt en översikt av undersökningarna upplevs arbetsförhållandena i de aktivitetsbaserade kontoren som bättre än i kontorslandskap och delade arbetsrum.  Detta förklaras bland annat med att i ett aktivitetsbaserat kontor kan arbetstagaren bättre kontrollera sina arbetsförhållanden, till exempel genom att använda olika utrymmen.   

Jämfört med enkelrum finns det mindre forskningsdata och dessa är delvis motsägelsefulla. Det finns också oftare några negativa effekter i samband med att man flyttar till ett aktivitetsbaserat kontor från egna arbetsrum jämfört med till delade arbetsutrymmen.   

Å andra sidan visar undersökningarna tydligt att det finns stora skillnader mellan enskilda aktivitetsbaserade kontor vad gäller hur nöjda man är med dem. I praktiken är det som är viktigare än namnet på kontorstypen hur väl det enskilda kontoret har förverkligats, hur det passar för organisationen i fråga och på vilket sätt man kan utnyttja det. Det finns också stora skillnader mellan individer och olika profiler för hur man arbetar i ett aktivitetsbaserat kontor.  

Användningen av icke-utsedda arbetsstationer har gett bättre resultat i aktivitetsbaserade kontor än bevarandet av utsedda arbetsstationer. Detta kan sannolikt förklaras med att man genom att inte utse arbetsstationer främjar arbetet på flera platser och användningen av det aktivitetsbaserade kontoret i enlighet med dess användningsprincip. Om egna arbetsstationer bevaras finns det risk för att arbetsförhållandena blir kontorslandskapsliknande när arbetet främst utförs vid en egen arbetsstation. En egen arbetsstation kan dock vara ändamålsenlig för vissa arbetsuppgifter eller av individuella skäl.  

Problem med arbetsro och buller är de vanligaste arbetsmiljöproblemen i samband med delade arbetslokaler, och påverkar inte bara arbetsprestationen utan också symtomen på stress och risken för sjukfrånvaro. Bullernivån är oftast inte orsaken, utan röster som, när de hörs tydligt, stör människornas koncentrationsförmåga. Att dela upp ett aktivitetsbaserat kontor i olika zoner efter graden av tystnad och interaktion förhindrar problem med arbetsro. Man bör även ta hänsyn till bra akustisk planering.