Kun kokoukset pidetään Skypen tai muun vastaavan palvelun välityksellä, vältytään matkustamiselta. Ne sopivat etätyöhön ja mahdollistavat osallistumisen toiselta puolelta Suomea tai maailmaa.
Vaikka etäpalaverit ovat käteviä ja monesti välttämättömiä, ne myös kyllästyttävät. Tämä näkyy vastauksissa, jotka Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti sai pieneen kyselyynsä:
Meillä on Skypen käyttö lähtenyt ihan lapasesta. Nykyään hoidellaan atk:lla myös sellaiset palaverit, joissa kaikki ovat samassa talossa. Jengi vaan istuu omissa kopeissaan luurit päässä!
Jos aihe vaatii paljon yhteistä keskustelua ja yhteisen ymmärryksen löytymistä, on etänä vaikea käydä yhtä vastavuoroista keskustelua kuin samassa tilassa. Usein tuntuu, ettei ehdi tai pysty sanomaan kaikkea, mitä haluaisi, kun ei näe muiden eleitä ja ilmeitä.
Tullaan ensin tutuiksi
Vanhempi asiantuntija Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta tutustui lukijoiden vastauksiin. Heidän palaverikokemuksensa vaikuttivat varsin tutuilta.
”Jotkut ovat selvästi alkaneet väsyä etäpalavereihin, etenkin niiden kasvottomuuteen.”
Halu kohdata työkaveri silmästä silmään nousi esiin myös Työterveyslaitoksen Rajoja rikkova työ -tutkimuksessa, jossa Toivanen haastatteli erään insinööritoimiston henkilöstöä.
Toimistolla oli työntekijöitä eri paikkakunnilla. Kun uusi kollega toiselta paikkakunnalta tuli muutamaksi päiväksi hommiin tiimikavereidensa luokse, työnteko ja etäpalaverit sujuivat luontevammin.
”Kyse on siitä, että tullaan ensin tutuiksi, tiedetään toisen toimintatavat ja luodaan yhteisöllisyyttä”, Toivanen sanoo.
Hankalat asiat kasvokkain
Minna Toivasen mielestä etäpalaverit sopivat varsinkin yksinkertaisten käytännön asioiden hoitamiseen tai siihen, että vaihdetaan tietoja.
Sen sijaan kehittäminen ja vahvaa vuorovaikutusta edellyttävä ideoiminen eivät välttämättä luonnistu etänä yhtä hyvin kuin kasvokkain.
Työpiste-verkkolehden saamissa vastauksissa kasvokkaista kohtaamista pidettiin hyvänä silloin, kun aihe on arkaluonteinen tai vaikea:
Olen työskennellyt lähinnä suurissa, monikansallisissa it-yrityksissä, joten minulle etäkokoukset ovat olleet arkipäivää jo kauan. Olen kuitenkin todennut, että silloin, kun käsitellään vähänkin hankalampia ja monimutkaisempia asioita, henkilökohtaiset palaverit ovat ylivoimaisesti parhaimpia.
Suut supussa isossa joukossa
Oli kyseessä sitten kasvokkainen kokous tai etäpalaveri, näiden perusasioiden pitää olla selvillä: Miksi kokous järjestetään? Mikä sen tavoite on? Keiden on hyvä osallistua?
Skype-palaveriin tulee helposti kutsuttua liikaa väkeä. Ja jos osallistujia on paljon, voi käydä niin, että yksi puhuu ja muut kuuntelevat.
”Jos langoilla on vaikka 30 ihmistä, niin ei siitä mitään tulisikaan, jos kaikki rupeaisivat puhumaan”, Minna Toivanen huomauttaa.
Hänen mukaansa sopiva osallistujamäärä riippuu palaverin tavoitteesta. Jos kokous on tiedotustilaisuuden tyyppinen, kuuntelijoita voi olla yhtä hyvin sata kuin kymmenen.
”Jos taas halutaan vuorovaikutusta, niin yli kymmenen on jo aika paljon. Kokemukseni mukaan iso porukka vaikuttaa niin, etteivät ihmiset oikein uskallakaan sanoa mitään. He pelkäävät vievänsä muiden aikaa.”
”Kuuletteko minua? En kuule teitä”
Työterveyslaitoksen AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimuksessa 74 prosenttia asiantuntijatyötä tekevistä ilmoitti osallistuvansa kokouksiin ja tapaamisiin vähintään melko paljon. Kokoukset raamittivat heidän ajankäyttöään vahvasti.
Vaikka etäkokoukset periaatteessa säästävät aikaa, tekniset ongelmat voivat venyttää niitä. Työpisteen kyselyssä asiasta kerrottiin näin:
Tekniikka tökkii monessa palaverissa. Onko sitten kysymys osaamattomista ihmisistä vai ovatko järjestelmät niin huonoja? Yhteyksien toimimattomuus ja katkeilu ovat todellisia aikasyöppöjä.
Minna Toivasen mielestä yksi etäpalaverien pluspuolista liittyy tekniikan hyödyntämiseen. Skypessä voi esimerkiksi toteuttaa pieniä, anonyymejä äänestyksiä, joiden tulokset näkyvät saman tien. Siten ihmiset pääsevät osallistumaan ilman, että jokainen sanoo jotain.
Kopin metsästys rasittaa
Jos palavereja on tarkoitus pitää yhä enemmän etänä, työnantajan kannattaa huomioida se työtilojen suunnittelussa: tarvitaan riittävästi Skype-koppeja ja muita vetäytymistiloja.
”Muuten työntekijät juoksevat etsiskelemässä vapaita koppeja tai joutuvat kirjoittamaan palaverissa, että en nyt pysty puhumaan, kun olen avotilassa”, Minna Toivanen sanoo.
Monella työpaikalla joudutaan miettimään myös, voivatko samassa toimipisteessä olevat työntekijät osallistua etäkokoukseen samasta tilasta käsin. Joidenkin mielestä se on huono ratkaisu:
Jos joku osallistuu etänä, niin on parasta, että kaikki laittavat kuulokkeet päähänsä, vaikka jokin joukko olisikin samassa toimistossa. Muuten homma ei tunnu toimivan. Eli kaikki kasvokkain tai kaikki kuulokkeet päässä omissa kopeissaan.
Esimerkiksi 20 hengen tiimipalaverissa tuo tarkoittaisi jopa 20 kopin tarvetta.
Kunnioittava asenne avuksi
Minna Toivanen arvelee, että etäpalavereihin ei aina suhtauduta samanlaisella kunnioituksella kuin kasvokkaisiin kokouksiin. Jos kyseessä on ”vain Skype”, siihen ei ehkä valmistauduta kunnolla.
Kaikenlaisia palavereja vaivaa se, että ihmiset selailevat puhelimiaan ja hoitavat samalla muita asioita. Etäpalaverissa tällaisesta päällekkäisestä touhuamisesta ei edes jää kiinni.
Suuri osa osallistujista puuhailee samaan aikaan jotain muuta. Jotkut sanovat ihan suoraan, että käyvät siinä sivussa puhelinkeskusteluja tai kirjoittavat raporttia. Mitä järkeä silloin on osallistua? Pahimmassa tapauksessa kokouksesta tulee näytös tai suoritus, joka pitää vain lusia.
Etäpalaverista on myös helppo liueta pois kesken kaiken: ”Minulla alkaa nyt toinen palaveri. Heippa!”
Kirjoittaminen sopii hiljaiselle
Etänä ja silmätysten hoidetut neuvonpidot täydentävät toisiaan. Molempia tarvitaan.
”Toivottavasti opimme arvioimaan entistä paremmin, milloin on syytä olla kasvokkain”, Minna Toivanen sanoo.
Skype-kokouksiin osallistuminen saattaa olla mieluinen vaihtoehto esimerkiksi hieman ujoille ja hiljaisille työntekijöille. Työpiste-verkkolehden lukijakyselyssä tämä tuli esiin näin:
Parasta niissä kokouksissa on mahdollisuus esittää kommentteja myös kirjoittamalla. Se osallistumistapa sopii minulle.
Yhteydenpito työpaikallani tapahtuu Skype-puheluilla ilman kuvaa, ja tämä on mielestäni paras oletustilanne. Näin myös ne ihmiset, jotka eivät välitä olla ”valokeilassa”, saavat asiansa sanottua ilman, että stressaavat siitä, kun muut katsovat. Lisäksi ilmapiiri pysyy neutraalina eikä yksi hapannaama pääse mököttämään jokaisen nenän eteen.
Kommentointi