Kun työyhteisön jäsenet kokoontuvat tietoverkoissa, myös sosiaalinen kanssakäyminen siirtyy sinne, esimerkiksi Teams-kanaviin. Keskustelut, joita ennen käytiin toimiston käytävillä, käydäänkin usein chatissa.
Työssä tarvitaan viestintää, joten se on lähtökohtaisesti hyvä asia. Toiset meistä rupattelevat matalammalla kynnyksellä kuin toiset, ja sama pätee myös chattailuun. Tunnistan kyllä, että entisajan toimistokuukkelilla on digitaalinen vastineensa työyhteisössä.
Moderni viestiympäristö haastaa itsekuriamme. Sen kanssa eivät kamppaile vain teinit. Kuukkelointi voi välillä olla hyväksi, mutta pidetään se kohtuullisena.
Jos keskustelujen seuraaminen ja kommenttien kirjoittaminen häiritsevät keskittymistäsi työhön, mieti työtapojasi: Pidätkö päällä ilmoituksia kaikista uusista viesteistä? Oletko koko ajan vihreällä eli tavoitettavissa? Se ei ole ihannetyöntekijän merkki.
Turvaa työrauhaasi näillä Teamsin ominaisuuksilla:
- Keskusteluja voi mykistää tai niistä voi poistua.
- Tiimien paikkaa valikossa voi muuttaa raahaamalla. Jonkin tiimin voi siirtää esimerkiksi ruudun alareunaan tai piilottaa.
- Tiettynä päivänä tärkeitä pikaviestiketjuja voi kiinnittää ylemmäksi valikossa tai niiden kiinnityksen voi poistaa.
- Keskustelut voi mykistää väliaikaisesti.
- Offline- tai Älä häiritse -tilaan voi vetäytyä silloinkin, kun tekee töitä. Se on vastuullista käyttäytymistä. Harvalla on aikaa päivystää viestivirtaa jatkuvasti.
Teamsin asetuksiin ei tarvitse suhtautua niin, että päällä ovat aina samat asetukset. Niitä voi vaihdella päivän aikana tarpeen mukaan. Tietyn kanavan voi vaikka aamulla piilottaa ja lounasaikaan palauttaa takaisin.
Omaa kuukkelointiaan voi suitsia niin, että ajattelee työpäivän koostuvan tuokioista, joissa vuorovaikutus on erilaista:
Aamulla voi tervehtiä työkavereita ja vaihtaa lyhyesti kuulumisia. Sitten voi tulla jaksoja, joiden aikana keskittyy omaan työhönsä tietyn mittaisissa pätkissä. Silloin voi käyttää ajastinta ja Älä häiritse -tilaa.
Kaikissa työyhteisöissä ei ehkä ole ymmärretty, että viestikanaviin pitää tehdä pelisäännöt. Onhan toimistossakin omat sääntönsä. Pulinat hoidetaan käytävällä tai kahvihuoneessa – ei siellä, missä joku tekee keskittymistä vaativaa työtä.
Samassa Teams-kanavassa ei voi suunnitella asiakastilaisuuksia ja jakaa kissameemejä. Työyhteisön jäsenten pitää tietää, mitkä kanavat ovat tärkeitä ja mitkä viestit olisi hyvä lukea mahdollisimman pian.
Epämuodollista jutustelua kaivataan myös Teamsissa. Omalla tiimilläni on kanava, jonka nimi on Tervehdyskanava. Pelisääntönä on, että sinne ei saa kirjoittaa mitään hyödyllistä eikä työssä välttämätöntä. Kanavaa ei myöskään ole pakko seurata.
On tärkeää kunnioittaa toisten työrauhaa digitaalisessakin työympäristössä. Olemme eri aikoihin päivästä parhaassa työvireessä ja keskittymismoodissa. Ei pidä loukkaantua, jos joku ei vastaa viestiin saman tien.
Ennen kuin kirjoittaa johonkin viestikanavaan, on ylipäätään hyvä miettiä sen tarkoitusta:
Millainen kanava on kyseessä? Keille kaikille se näkyy? Mitä laajempi yleisö, sitä harkitsevammin kirjoittaisin. Jos viesti näkyy isolle joukolle, lukemiseen käytetty aika ei saisi mennä hukkaan.
Haluaisin vielä antaa Teams-vuorovaikutukseen sen neuvon, että älä ole viestinnän musta aukko. Tuntuu pahalta, jos esittää idean tai ehdotuksen, eikä kukaan reagoi siihen mitenkään. Aivan kuin huutelisi tyhjyyteen.
Siinä alkaa helposti kuvitella kaikenlaista, ja tulee sivuutettu olo. Noteeraa työkaverin viesti edes peukuttamalla tai lyhyellä kommentilla ”hyvä pointti”.
Vastaaja: Liisa Puskala, erityisasiantuntija, psykologi, Työterveyslaitos
Aiheesta lisää:
Pomodoro-tekniikka vähentää aloittamisen vaikeutta ja auttaa keskittymään (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Tuottaako tehtävään tarttuminen vaikeuksia? Kärsitkö vetkuttelusta? Tästä ilmiössä on kyse (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Onko ok osallistua etäpalaveriin kampaajalta tai auton ratista? (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Sujuvoita työyhteisön hybridiarkea -koulutus (Työterveyslaitos)
