Millaisia puhelinkeskusteluja avonaisessa toimistotilassa saa käydä? Onko puhuminen ylipäätään sallittua? Häiriintyykö sermin takana oleva kollega, jos syön työpisteelläni eväitä?
”Vastaus riippuu työyhteisöstä, työn sisällöstä ja siitä, mitä on yhdessä sovittu”, sanoo Työterveyslaitoksen tutkija, psykologi Johanna Varjo.
Hän suosittelee pelisääntöjen luomista varsinkin silloin, kun edessä on muutto omista huoneista avotoimistoon tai monitilatoimistoon. Se on työyhteisön keino turvata työrauhaa ja ehkäistä turhia keskeytyksiä.
Säännöt vähentävät epävarmuutta, jota muutos synnyttää. Epätietoisuutta voi olla vaikkapa siitä, millaisissa tilanteissa uusia vetäytymistiloja, neuvotteluhuoneita ja hiljaisen työn huoneita saa käyttää.
Varjo on auttanut työporukoita pohtimaan, millaiset pelisäännöt ovat tarpeen juuri heidän työssään. Jotkut haluavat laatia yksityiskohtaisia ohjeita erilaisiin tilanteisiin, toisille riittävät väljemmät säännöt.
Hiljaista työskentelyä aamuisin
Eniten häiriötä avonaisissa tiloissa aiheuttavat puheäänet. Jos keskustelun pätkien sisältö erottuu selvästi, ne kaappaavat huomion.
”Usein työyhteisöissä halutaan linjata, minkä pituisia keskusteluja omalta työpisteeltä voi käydä – olivat ne sitten kasvokkaisia tai puhelinkeskusteluja”, Johanna Varjo kertoo.
Monesti sovitaan, että matkapuhelimiin ja muihin laitteisiin valitaan vaimeita soitto- ja merkkiääniä. Avotilasta poistuttaessa puhelin otetaan mukaan.
Muita läpi käytäviä asioita voivat olla hajusteiden käyttö, ulkovaatteiden säilytyspaikka ja se, saako avotilassa ruokailla tai edes rapistella eväspapereita. Jotkut päättävät, että esimerkiksi kello 8–10 työskennellään hiljaisuuden vallitessa.
Toisten työrauhan kunnioittaminen kaikessa toiminnassa on yleinen sääntö. Toisella puolella huonetta olevalle kaverille ei huudella sermien yli eikä käytävillä kuljettaessa jutella kovaa.
”Kynnys huomauttaa työkavereille liian äänekkäästä keskustelusta pitäisi saada matalaksi. On kaikkien etu, että asioista uskalletaan sanoa ilman pelkoa silmätikuksi joutumisesta."
Säännöt esillä kahvihuoneessa
Pari vuotta sitten valtiovarainministeriön toimitila Helsingin Mariankadulla peruskorjattiin monitilatoimistoksi. Kaikki 220 työpistettä ovat avotilassa. Niiden lisäksi käytössä on vetäytymis- ja kokoustiloja.
”Aiemmin työskentelimme pääosin omissa työhuoneissa. Teimme pelisäännöt ennen muuttoa uusiin tiloihin”, kertoo projektipäällikkö Tiina Keväjärvi valtiovarainministeriöstä.
Jokaisen osaston väki laati itselleen säännöt. Ne jaettiin kaikille sähköpostilla ja laitettiin esille kunkin kerroksen kahvioon.
Kun muutosta oli kulunut puolisen vuotta, henkilöstö sai arvioida pelisääntöjä osana Työterveyslaitoksen toteuttamaa kyselyä. Vastaajista 75 prosenttia piti niitä toimivina.
Tässä on esimerkki yhden osaston pelisäännöistä:
Työpistealueet avotilassa
- Keskustelu on avotilassa sallittua, mutta pidempiä pohdintoja siirrytään tekemään vetäytymistilaan tai kokoushuoneeseen.
- Lyhyet työpuhelut voi hoitaa avotilassa.
- Puhutaan normaalilla puheäänellä. Ei tarvitse kuiskutella.
- Säädetään koneiden ja laitteiden äänet hiljaiselle.
- Puhelin otetaan aina mukaan – ei jätetä sitä soimaan työpöydälle.
- Vältetään voimakkaita hajusteita. Tuoksuja ei suihkutella avotilassa.
- Virvokkeita voi nauttia avotilassa, mutta eväät syödään kahvilassa.
- Pidetään oma työpiste siistinä.
- Käytetään kulkureittiä, joka on omaa työpistettä lähimpänä.
Vetäytymistilat
- Vetäytymistiloja käytetään tilanteen mukaan yksin työskentelyyn tai yhdessä tekemiseen.
- Vetäytymistilat ovat varausjärjestelmän ulkopuolella.
- Tilaa pidetään varattuna vain se aika, kun sitä aktiivisesti tarvitaan. Välillä ei käydä esimerkiksi kokouksessa.
- Henkilökohtaiset ja pitkät puhelut hoidetaan vetäytymistilassa.
- Vetäytymistilassa työskentelevälle annetaan työrauha.
Muuta
- Annetaan työkaverille työrauha.
- Jos jokin toimintatapa häiritsee, otetaan asia heti esille ja sanotaan siitä nätisti.
- Töihin ei tulla kipeänä.
- Vieraita tavataan kokouskeskuksen neuvotteluhuoneissa. Heitä ei tuoda osastojen kokoustiloihin.
- Näiden pelisääntöjen toimivuutta tarkennetaan aika ajoin.
Kommentointi