Näin muutat sähköpostin aikasyöpöstä tehokkaaksi työvälineeksi

Tehokkaasti käytettynä sähköposti on kätevä ja nopea viestintäväline. Monelle se on myös aikasyöppö: työviikosta iso osa saattaa kulua sähköpostin lukemiseen, perkaamiseen ja viesteihin vastaamiseen.

”Kun koulutamme asiantuntijoita ajanhallinnan kysymyksissä, esiin nousee sähköpostin kuormitusta aiheuttava luonne ja sähköpostin käyttöön liittyvien pelisääntöjen tarve”, kertoo Työterveyslaitoksen tutkija Kirsi Yli-Kaitala.

Yhteistä keskustelua ja ”etikettiä” koetaan tarvittavan muun muassa siihen, miten nopeasti sähköposteihin pitäisi vastata, mihin aikoihin viestejä on sopivaa lähettää tai voiko sähköpostin sulkea kokonaan silloin, kun tekee keskittymistä vaativaa työtä.

“Moni pohtii sitäkin, missä tilanteissa jokin muu viestinnän keino olisi sähköpostia parempi tapa hoitaa asia”, Yli-Kaitala sanoo.

Sähköposti ohjaa työpäivän kulkua

Työterveyslaitoksen valmennuksissa keskustelua on herättänyt myös sähköpostiviestien sisältö. Kirsi Yli-Kaitalan mielestä huomiota pitää kiinnittää ainakin viestien otsikkoon, selkeyteen, tyyliin ja siihen, miten viestejä lähetetään eteenpäin.

Yli-Kaitala ja vanhempi asiantuntija Minna Toivanen kouluttavat yhdessä työyhteisöjä ajanhallintaan. Heidän kehittämänsä Aika & fokus – ajanhallinnan verkkovalmennus palvelee erityisesti asiantuntijatyötä tekeviä, heidän esimiehiään ja organisaatioiden henkilöstön kehittäjiä.

Sähköposti on merkittävä keskeytysten aiheuttaja ja ohjaa vahvasti työpäivän kulkua. Tutkimusten mukaan sähköpostin intensiivinen käyttö lisää stressiä ja vaikeuttaa keskittymistä. Yli-Kaitala ja Toivanen suosittelevatkin, että sähköpostin käyttöön kiinnitetään huomiota sekä työryhmä- että työyhteisötasolla.

”Tapaan työssäni ihmisiä, jotka saavat päivittäin 200–500 sähköpostiviestiä, jotkut jopa vielä enemmän. Sellaista määrää on mahdotonta handlata yksin”, Toivanen sanoo.

Hänen mukaansa ihmisillä on erilaisia ”selviytymisstrategioita”. Jotkut deletoivat kaikki viestit ja luottavat siihen, että lähettäjä soittaa perään, jos asia on oikeasti tärkeä. Toiset perkaavat sähköpostia iltaisin, kun muut työt on tehty.

Tunnista sähköpostin aiheuttama kuormitus

Ensimmäinen askel pelisääntöjen tekemisessä on, että työyhteisö tunnistaa sähköpostin kuormittavan vaikutuksen. Aloite sääntöjen luomiseen voi tulla yhtä hyvin esimieheltä, työntekijältä kuin henkilöstöhallinnon edustajaltakin.

“Eräässä valmennusryhmässämme ollut esimies valtuutti muutaman henkilön valmistelemaan luonnoksen heidän työyhteisölleen sopivista pelisäännöistä. Keskustelua on helpompi jatkaa luonnoksen pohjalta”, Kirsi Yli-Kaitala sanoo.

Kun sähköpostin käytön pelisäännöt on sovittu, niistä pitää viestiä. Yhteiset säännöt tekevät selväksi, että työpaikalla suhtaudutaan aikaan kunnioittavasti.

Pelisääntöjen toteutumista tulee myös seurata. Yli-Kaitala uskoo ”omaseurannan” voimaan. Se tarkoittaa, että kukin säännöllisesti vertaa omaa sähköpostikäyttäytymistään etikettiin ja tekee korjausliikkeen, jos ote lipsahtaa. Sääntöihin voi myös nojata, jos kokee, että työyhteisön sähköpostikäyttäytyminen aiheuttaa ylimääräistä kuormitusta.

Ei vuodatuksia eikä tilityksiä

Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehden aiemmassa jutussa pureuduttiin siihen, mikä sähköpostin käytössä rassaa. Lukijat nostivat esiin muun muassa pitkät viestit, laajat jakelulistat ja asioiden vatvomisen.

Sähköposti sopii parhaiten selkeisiin ohjeistuksiin, aikatauluista sopimiseen ja pikaiseen ei-aroista asioista tiedottamiseen. Sähköpostitse kannattaa käsitellä lähinnä helppoja kysymyksiä, joihin on mahdollista vastata lyhyesti.

Sähköpostia voi hyödyntää myös oman tiimin me-hengen nostamiseen: viestitään positiivisia juttuja, kehuja tai vaikka terveisiä asiakkailta.

Vuodatuksiin ja tilityksiin sähköposti on huono väline – huolen tai ärtymyksen aiheet kannattaa kertoa kasvotusten. Sähköposti soveltuu kehnosti myös suurten tai negatiivisten, paljon tunteita herättävien uutisten kertomiseen.  

Huomioi nämä asiat, kun lähetät sähköpostia:

1. Jos et tiedä ketä asia koskee, ota selvää. Älä lähetä viestiä varmuuden vuoksi “kaikille”.
2. Huolehdi, että jakelu ei ole liian laaja eikä liian suppea. Laajat jakelulistat eivät ole tehokkaita. Viesti on syytä lähettää niille, jotka tarvitsevat tiedon ja niille, joiden pitää tehdä asialle jotain.
3. Otsikoi selkeästi. Otsikon pitää kertoa tarkasti, mitä viesti käsittelee, esimerkiksi Osastopalaveri 10.7.2018 on peruttu. Turhan epämääräisiä otsikoita ovat esimerkiksi Hei, Moi tai Kysymys.
4. Mene suoraan asiaan. Kerro se heti viestin alussa. Jos asia on vastaanottajalle uusi, taustoita lyhyesti.
5. Ota kantaa aikatauluun. Jos asiallasi on kiire ja odotat nopeaa vastausta, kerro se. Jos asiasi on todella kiireellinen, harkitse puhelimeen tarttumista. Kerro myös, jos asialla ei ole kiirettä. Kerro sekin, odotatko vastausta tiettyyn ajankohtaan mennessä. Määrittele tärkeys ja kiireellisyys sisällön ja organisaation kannalta.
6. Yksilöi pyyntösi. Ota kantaa, mitä toimenpiteitä toivot ja keneltä niitä toivot. Tämä on erityisen tärkeää, jos viestilläsi on useita vastaanottajia. Kerro selkeästi, miksi lähetit viestin juuri heille. Jos viestisi on lähinnä tiedoksi etkä odota vastausta, kerro sekin.
7. Jäsentele tekstisi. Käytä kappalejakoa, ranskalaisia viivoja tai numeroita varsinkin, jos viestisi on pitkänpuoleinen. Jäsentely auttaa saajaa hahmottamaan asian.
8. Sisällytä yksi teema yhteen viestiin. Jos sinulla on useita teemoja, laadi useampi viesti.
9. Mieti vaihtoehtoja sähköpostille. Pikapalaveri ja erilaiset ryhmäviestipalvelut ovat hyviä vaihtoehtoja. Älä kuitenkaan täytä työkavereittesi kalentereita palavereilla.
10. Vältä kilometrin mittaisia viestejä, mutta myös liian tiivistä ilmaisua. Hoida tämä heti on tylysti sanottu. Pitkien ja polveilevien viestien lukeminen taas vie paljon vastaanottajan arvokasta aikaa.
11. Älä lähetä viestejä, jotka sisältävät pelkkiä liitteitä tai linkkejä. Jos asiasi on viestin lähettämisen arvoinen, jaksat myös selkeästi ja lyhyesti tiivistää, mistä on kysymys ja mitä odotat vastaanottajalta.
12. Lähetä sähköpostia työaikana. Älä mielellään viestittele ilta- tai yöaikaan tai viikonloppuisin, jos se ei ole varsinaista työaikaasi. Jos olet esimies ja lähetät viestejä tai vastaat viesteihin työajan ulkopuolella, tee selväksi, että et odota vastaavaa käytöstä muilta.

Huomioi nämä asiat, kun vastaanotat sähköpostia:

1. Lue viestejä vain tiettyyn aikaan päivästä. Älä vilkuile sähköpostia pitkin päivää. Kaikissa töissä tämä ei toki ole mahdollista.
2. Jos olet poissa, aseta poissaoloviesti. Kerro, miten lähettäjä saa asiansa eteenpäin. Kerro myös, jos asia etenee vasta palattuasi. Kerro sekin, milloin taas luet viestejäsi ja palaat asiaan.
3. Vastaa riittävän nopeasti. Viesteihin on kohteliasta vastata. Voit myös kuitata viestin saaduksi ja kertoa, koska ehdit palata asiaan.
4. Vastaa lähettäjälle, älä kaikille. Jos alkuperäisen viestin vastaanottajia on useita kymmeniä, kannattaa mahdolliset jatkokysymykset, tarkennukset tai hieno homma -toteamukset osoittaa vain viestin lähettäjälle. Valitse vastaanottajiksi ne, joita jatkokysymyksesi erityisesti koskee. Jos kysymys on tehtävänannosta usealle henkilölle, voit kuitata vastaamalla kaikille, että otat asian hoitaaksesi.
5. Mieti ennen kuin edelleen lähetät saamasi viestin. Työasioita käsittelevien viestien eteenpäin lähettäminen oman organisaation sisällä on periaatteessa sallittua. Mieti kuitenkin hetki, ennen kuin lähetät työkaverilta saadun viestin eteenpäin. Viestien forwardointi saattaa aiheuttaa turhaa hämmennystä. Jos olet epävarma, pyydä ensin lupa.

Juttu perustuu Työterveyslaitoksen Fokus kateissa, aika palasina? Ajanhallinnasta asiantuntijatyössä -oppaaseen, Kirsi Yli-Kaitalan ja Minna Toivasen haastatteluun sekä Katleena Kortesuon kirjaan "Tekstiä ruuudulla, Kirjoitamme verkkoon" (Infor, 2009). Kortesuon kirja on toiminut erityisesti vinkkien lähteenä.

Teksti: Johanna Tjäder