Kysymys kuvaa hyvin tietotyön työympäristöjen käynnissä olevaa muutosta. Työtä tehdään yhä joustavammin myös toimiston ulkopuolella, ja etänä työskentely on jäänyt monella työntekijällä vakiintuneeksi osaksi työviikkoa.
Moni organisaatio pohtii tilojen vähentämistä tai on jo tarttunut toimeen, kuten kysyjä kertoo. Tilankäytön tehostamisen taustalla voi olla monia syitä, kuten joustava tapa työskennellä, kestävän kehityksen vaatimukset ja kustannussäästöpaineet.
Samaan aikaan organisaatioissa pohditaan, miten etätyö vaikuttaa yhteisöllisyyteen ja vaikkapa hiljaisen tiedon jakamiseen. Yhteisöllisyyttä ja kasvokkaisia kohtaamisia on etätyöaikana kaivattu. Toimistolle kannustetaan palaamaan sopimalla yhteisiä toimistopäiviä tai järjestämällä yhteisiä tapahtumia ja tarjoiluja. Eri tavoitteiden yhteensovittaminen voikin olla vaativa tehtävä.
Muutoksessa on tärkeää pohtia, miten tilamuutos vaikuttaa toimintaan ja miten toiminta muuttuu tulevaisuudessa. Kun tiloja ja toimintaa kehitetään rinnakkain ja tulevaisuus mielessä, palvelevat tilaratkaisut työnteon tarpeita pidempään.
Tilojen riittävyys saattaa muodostua ongelmaksi esimerkiksi silloin, kun niiden määrä perustuu siihen, paljonko henkilöstöä arvioidaan olevan paikalla keskimäärin.
Yhteiset tapahtumat voivat houkutella kerralla paljon ihmisiä paikalle tai toimistolla työskentely voi keskittyä tiettyihin viikonpäiviin muista syistä. Jos kokemukset toimistolla työskentelystä kertyvät lähinnä tällaisilta päiviltä, on ymmärrettävää, ettei paikalle tulo houkuta.
Tilat tuntuvat loppuvan kesken myös, jos laajemmissa tiloissa samalla alueella työskentelevät ovat paikalla useimmiten samaan aikaan – vaikkapa siksi, että he työskentelevät samojen asioiden parissa ja hyötyvät toistensa kohtaamisesta. Tällöin muualla tiloissa voi olla väljää, mutta lähityöympäristön tilat ovat kaikki käytössä.
Tai kenties kyse onkin siitä, että kokoukset keskittyvät aina samaan aikaan päivästä, jolloin niin kokoustilat kuin toimistopisteetkin ovat halutuimpia samoina aikoina.
Yhteisöllisyyden tukeminen ja eri työtehtävien painottuminen tulevaisuuden toimistotyössä on puhuttanut paljon viime vuosina. Keskustelussa korostuu näkemys, että toimistolle tullaan ennen kaikkea kohtaamisten ja yhteistyön vuoksi ja että keskittymistä vaativia tehtäviä tehdään enemmän etätyössä.
Silti keskittymismahdollisuuksia tarvitaan yhä myös työpaikalla. Kaikilla ei ole samanlaisia etätyömahdollisuuksia, ja työpäivän rytmittäminen vain kasvokkaisen yhteistyön ympärille voi olla vaikeaa. Jos keskittyminen ei työpaikalla onnistu, into lähteä toimistolle vähenee.
Mitä siis tehdä?
Asiaa olisi hyvä käsitellä työpaikalla yhdessä, jotta tilanteesta saadaan kokonaiskuva. Onko organisaatiossa esimerkiksi työympäristöjen tai etä- ja läsnätyön kehittämiseen työryhmiä tai vastuuhenkilöitä, joille palautetta voi antaa? Myös työsuojeluvaltuutettuun voi tarvittaessa ottaa yhteyttä.
Voi myös olla hyvä kerrata, mihin tilamuutoksessa tehdyt ratkaisut perustuivat ja onko toteutunut tapa käyttää tiloja oleellisesti erilainen kuin muutosta suunniteltaessa ajateltiin.
Kun haastetta ymmärretään paremmin, on helpompi löytää mahdollisia ratkaisuja:
- Jos tilat eivät riitä joinain päivinä, mutta ovat tyhjillään toisina, voi tilannetta tasoittaa sopimalla tiimeissä tai yksiköissä toimistopäiviä osin eri päiville.
- Jos tilat ja työpisteet loppuvat kesken jollain tietyllä toimiston alueella, voi ratkaisu löytyä yhteiskäyttöisyyden lisäämisestä (kaikki voivat käyttää kaikkia tiloja) tai sähköisestä järjestelmästä, jonka avulla on helpompi löytää sopiva tila nopeaankin tarpeeseen.
- Kenties jotkin tilat ovat vajaakäytössä, vaikka toiset ovat aina varattuna. Vähän käytössä olevien tilojen muokkaamisesta yleisempiin tarpeisiin voi myös olla hyötyä.
Moni ongelma ratkeaa yhdessä sopimalla ja yhteisiä työnteon tapoja kehittämällä. Jos kyse on kuitenkin siitä, että tiloja on tiivistetty niin paljon, ettei työ enää suju toimistolla, on tarpeen arvioida uudelleen työtilojen määrää.
Kun tiloja tai niiden käyttötapoja päädytään yhteisen keskustelun perusteella muuttamaan, kannattaa seurata muutoksen etenemistä ja kerätä palautetta. Kokemusten arviointiin ja korjaavien toimenpiteiden toteuttamiseen on hyvä sopia selkeät toimintatavat ja foorumit etukäteen.
Toimitiloja tiivistettäessä kannattaa pitää mielessä samat asiat kuin muutenkin tilamuutosta tehdessä. Lue lisää oppaastamme:
Onnistu työympäristömuutoksessa – opas suunnittelun tueksi
Vastaaja: Suvi Hirvonen, vanhempi asiantuntija, Työterveyslaitos
Aiheesta lisää:
Hyvä hybridityö on yhdistelmä vapautta ja vastuuta yhteisöllisyydestä (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Onko ok osallistua etäpalaveriin kampaajalta tai auton ratista? (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
