Servicesystemet och samarbetet
Servicesystemet för att stödja arbetsförmågan
I servicesystemet för att stödja arbetsförmågan finns flera aktörer, som var och en har sina egna uppgifter, roller och ansvarsområden. För att servicesystemet ska fungera optimalt måste varje aktör känna till inte bara sin egen roll utan också de andra aktörernas roller. Nätverksliknande samarbete är viktigt eftersom ingen expert kan hantera hela servicesystemet på egen hand. Att hjälpa kunden kan kräva sektorövergripande och multiprofessionellt samarbete mellan experterna.
På bilden nedan kan du se de viktigaste aktörerna för stöd av arbetsförmågan för en partiellt arbetsför arbetslös. Genom att klicka på plustecknet kan du läsa beskrivningen av varje aktör. Längst upp till höger på bilden kan du klicka på bilden för att förstora den.
Sektorövergripande tjänster för stöd av arbetsförmågan genomförs i samarbete med andra aktörer inom branschen. Organisationen av tjänsterna och nätverket för stöd av arbetsförmåga skiljer sig åt mellan regionerna. Det är viktigt att identifiera kundens behov av stöd för arbetsförmågan, särskilt när kunden överförs från en tjänst till en annan (så kallat överföringsskede).
En partiellt arbetsför arbetslös kan uträtta ärenden i tjänsterna för stöd av arbetsförmågan självständigt eller använda serviceproducentens e-tjänster. I detta fall inkluderar kundrelationen inte ett möte öga mot öga med en expert. Tjänsterna kan inledas när kunden kontaktar serviceproducenten per telefon, e-post, chattjänst eller genom att besöka serviceproducentens verksamhetsställe.
Serviceproducenten kan kontakta kunden och inleda tjänsterna om kundsystemen eller patientinformationssystemen påvisar ett servicebehov. Man kan i regionerna komma överens om i vilka situationer kunden kontaktas.
Läs mer om du vill
Blomgren S, Männistö-Inkinen V, Partanen J, Saikku P. Sektorövergripande team för stöd av arbetsförmågan vid samordning av tjänster– Resultat om utvärderings- och uppföljningsundersökningen för programmet för arbetsförmåga. THL Kort om undersökningen 31/2023. Finns på adressen https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/146749/URN_ISBN_978-952-408-111-5.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Expertsamarbete i servicesystemet
Att stödja arbetsförmåga och sysselsättning innebär att identifiera många faktorer och behov. Det kräver bred förståelse och kompetens av experterna. I första linjen för att identifiera behovet av stöd för arbetsförmågan behövs de mest erfarna experterna. De kan uppfatta sambanden mellan kundens servicebehov och vardagliga problem. Olika enkäter och applikationer kan hjälpa experterna att förstå kunden som helhet och identifiera servicebehovet.
För att identifiera servicebehovet är det viktigt att kunden inte är "låst" vid en serviceproducent, utan att kunden är ”handleds och flyttas" till rätt expert eller en annan tjänst. Experten måste se till att kunden inte faller mellan tjänsterna. Ett bra exempel på en fungerande modell är den sammanslutningen för basservice Kallios processbeskrivning av en gemensam kundrelation.
Bild 1. Sammanslutningen för basservice Kallios modell för gemensam kundrelation. Källa: Peruspalvelukuntayhtymä Kallion yhteisasiakastyöryhmät 2019.
Servicenätverk och serviceprocess
Ett servicenätverk betyder organisation och genomförande av vissa tjänster, såsom social- och hälsovårdstjänster, inom ett visst område. Experter som genomför tjänster för stöd av arbetsförmåga och sysselsättning måste ha en tydlig förståelse för både den egna och andra serviceproducenters kompetens och stödmetoder. Dessutom behövs fungerande praxis för hur man hänvisar kunden från en tjänst till en annan. Detta kan i minsta omfattning vara ett muntligt överenskommet förfarande mellan olika aktörer. Varje aktör kan registrera förfarandet i sin egen kvalitets- eller verksamhetshandbok.
Situationen för en person som behöver sektorövergripande och multiprofessionella tjänster och stöd kräver samordning och vägledning av flera olika tjänster tillsammans med kunden. Olika aktörer i servicenätverket behöver ha case-koordinatorer som vid behov hjälper kunder i behov av stöd för arbetsförmåga och sysselsättning. Ett exempel är en koordinator för arbetsförmåga, som bildar nätverk utifrån kundens servicebehov.
En ännu starkare styrmetod är en regional verksamhetsmodell eller servicekedja, som serviceproducenterna gemensamt har kommit överens om. Detta behandlas vidare i avsnittet Samordning av tjänster.
Serviceprocess innebär en systematisk serie åtgärder som rör en eller flera tjänster eller annat stöd. Olika aktörer har olika serviceprocesser, men dessa innefattar vanligtvis initiering av processen, bedömning av servicebehovet, planering av tjänsterna, organisation av tjänsten samt genomförande och övervakning av tjänsten.
I kund- och patientinformationssystemen registreras information om kundens behandling, rehabilitering eller annan service. Hälso- och sjukvårdsinformation är särskilt skyddad information Det är möjligt för kunden att ge information till andra aktörer enligt deras servicebehov, vilket hjälper serviceprocessen att framskrida. Hälso- och sjukvårdsinformation lagras i KANTA- och MITTKANTA-systemen, från vilka den kan ses med kundens tillstånd.
Nätverk och nätverksarbete
Nätverk innebär en samarbetsrelation med flera aktörer som är ömsesidig och jämlik. Servicesystemets funktion kräver ett nätverk av experter och att agera i dem. En enskild expert kan inte veta allt och känna till alla aktörers kompetens, varvid hela systemet inte kan utnyttjas fullt ut för kundens bästa. Nätverk behövs eftersom:
- Organisationer genomgår en förändring och väl fungerande servicekedjor kräver ett nätverksbaserat arbetssätt.
- I en komplex verksamhetsmiljö är det svårt att exakt definiera problem och lösningar.
- Genom att kombinera kompetens, lösningar och resurser över förvaltningssektorerna kan ökad effektivitet och nya tjänsteinnovationer uppnås.
- Enhetligheten i servicestigen för personer i arbetsför ålder kräver sektorövergripande åtgärder och nätverk.
Nätverksarbete avser allt samarbete mellan de experter som deltar i frågor som rör kunden. I nätverksarbetet överskrider man administrativa gränser mellan olika aktörer. Personliga kontakter är viktiga i nätverk, men enbart sådana räcker inte. Det behövs också strukturer som möjliggör nätverksarbete och ledning av nätverksarbete.
Kärnan i nätverkande är att tänka tillsammans och högklassig interaktion. Alla måste vara villiga att dela med sig av sin kunskap och värdesätta andras kunskap. Interaktionen måste vara öppen och transparent. Information får inte pantsättas i nätverket. Det finns flera fördelar med nätverksarbete:
- De olika perspektiven hos medlemmarna i nätverket ger mervärde.
- Verksamhetskulturen i nätverksmedlemmarnas bakgrundsorganisationer påverkar samarbetet.
- Flerstämmighet kräver förtroende och en öppen dialog.
- Nätverkets grundläggande uppgift är att vara ett system i ständig förändring, vars innehåll och aktörer utvecklas som ett resultat av interaktion.
- Nätverksarbetet måste utvärderas och omdefinieras i takt med förändringen.
Nätverksinteraktionen bör följa principerna för dialog: tänka tillsammans, lyssna jämlikt och respektfullt på varandra och en öppen och direkt kommunikation. I nätverksarbete accepterar man att människor har olika åsikter och ingens åsikt är den enda rätta. De bästa lösningarna i olika situationer hittas när det ges utrymme för olika åsikter och människorna känner att de blir hörda.
Både kunder och experter drar nytta av nätverksarbete. Kunden drar nytta av att hela nätverkets kompetens utnyttjas för kundens bästa. Experterna drar nytta av nätverkande när deras egen kompetens utvidgas och de inte behöver kunna allt själva. Experterna kan arbeta tillsammans för att hantera problemsituationer och hitta lösningar, vilket innebär att de lär sig tillsammans och får respons från varandra.
Lär dig mer om detaljerna i nätverksaktiviteter och läs den relaterade beskrivningstexten, som du hittar genom att klicka på varje rubrik i listan nedan.
Exempel på nätverksarbete
Nätverksarbete kan utföras i olika miljöer och med olika verktyg. Videoförmedlat nätverksarbete har blivit vanligare vid sidan av traditionellt arbete på plats. Nätverksarbete kan utföras i olika nätverksmodeller, såsom den sektorövergripande tjänsten för att främja sysselsättning (TYP), i sektorövergripande tjänster, såsom centret för funktionsförmåga (TOIKE), eller bland experter som arbetar i olika organisationer, såsom nätverk för koordinatorer för arbetsförmåga.
Nätverk för koordinatorer för arbetsförmåga
Koordinatorerna för arbetsförmåga bildar flera regionala nätverk. I nätverken deltar koordinatorer för arbetsförmåga i olika organisationer i regionen. Koordinatorerna för arbetsförmåga är experter på stöd för arbetsförmågan och har genomgått yrkesinriktad fortbildning. Utbildningen till koordinator för arbetsförmåga har ökat deras nätverkande och samarbete.
Det finns cirka 1 200 koordinatorer för arbetsförmåga i Finland. De arbetar inom AN-tjänster, primärvården, socialtjänster, företagshälsovården, specialiserad sjukvård, arbetspensionsanstalter, arbetsplatsernas personaltjänster, läroinrättningar, Brottspåföljdsmyndigheten och organisationer.
Bild 2. Nätverket för koordinatorer för arbetsförmåga.
Sektorsövergripande samservice som främjar sysselsättningen (på finska TYP)
Sektorövergripande samservice som främjar sysselsättningen är AN-byråns, kommunens och FPA:s gemensamma verksamhetsmodell, som betjänar arbetssökande som varit arbetslösa länge. Sektorsövergripande samservice tillhandahåller arbetssökande tjänster från olika myndigheter på en enda plats. Tjänsten finns tillgänglig inom respektive AN-byrås område och i alla kommuner utom på Åland.
En person kan hänvisas till tjänsten via AN-byrån, kommunen eller FPA. I samservicen utreds vilka tjänster den arbetslösa personen behöver för att främja sysselsättningen. Som ett resultat av arbetet skapas en sektorövergripande sysselsättningsplan för kunden. Planen kan omfatta offentliga arbetskraftstjänster, social-, hälso- och sjukvårdstjänster samt rehabiliteringstjänster.
Centret för funktionsförmåga (TOIKE) och ett nätverk av nyckelpersoner
I Birkaland och Södra Österbotten byggdes under den senaste regeringsperioden ett center för funktionsförmåga och ett nätverk av nyckelpersoner. I centret för funktionsförmåga övergick man från bedömning av arbetsoförmåga till en lösningsorienterad bedömning av kundens befintliga arbetsförmåga. Ur kundens synvinkel hade tjänsten låg tröskel, eftersom man kunde komma dit utan remiss. Erfarna experterna stod i tjänstens första linje.
I nätverket av nyckelpersoner ingick aktörer inom social- och hälsovården samt sysselsättningstjänster, FPA, den tredje sektorn, privata serviceproducenter och försäkringsbolag. Nätverket bestod av mer än 120 experter i Birkaland och 50 i Södra Österbotten. Nätverket utbildade, utvecklade, konsulterade och gav stöd till experter. I Birkaland fick 15 procent av de 80 arbetslösa som behövde tjänster för stöd av arbetsförmågan anställning under den tre månader långa uppföljningen.
Bild 3. Nätverket för centret för funktionsförmåga (TOIKE).
Nätverksledarskap och samverkan
Syftet med nätverksledarskap är att främja nätverkets funktionalitet och öka fördelarna med nätverket. Nätverksledarskap möjliggör och stödjer arbete. En nätverksledare är en person som ansvarar för faciliteringen och utvärderingen av nätverkets verksamhet och fokuserar på att leda samarbetet. I nätverket behövs dock ledarskap och ansvar från varje medlem i nätverket.
Nätverket omfattar flera organisationer och olika yrkesgrupper med olika mål, perspektiv och arbetssätt, vilket kan leda till spänningar i arbetet. I nätverket är det viktigt att komma överens om målen, strukturerna och metoderna för samarbetet:
- De gemensamt skapade strukturerna styr verksamheten mot gemensamma mål och ökar känslan av rättvisa och förtroende.
- När strukturerna, rollerna och ansvaren har överenskommits kan energin riktas mot själva verksamheten.
Enbart en struktur och överenskomna förfaranden räcker dock inte. Ett välfungerande nätverk granskar sin verksamhet systematiskt och utvärderar den kritiskt. I ledarskapet måste alla medlemmar i nätverket beaktas:
- Ju mer medlemmarna känner varandra, känner till varandras kompetenser och mål, desto bättre är förutsättningarna för att bygga förtroende.
- Att bygga förtroende tar tid.
- Engagemang och motivation beror på hur användbar medlemmarna i nätverket tycker att verksamheten är.
- Man bör ta sig tid att utse medlemmarna i nätverket, eftersom grunden för verksamheten är medlemmarnas ansvarsfullhet, engagemang och självstyrning.
Det är bra för nätverksledaren att veta vilka faktorer som främjar eller hindrar nätverkets verksamhet.
Bild 4. Faktorer som främjar och förhindrar nätverksverksamhet.
I samverkan är kunderna i partnerskap med experterna. Kvaliteten på samverkan inverkar på hur nätverkssamarbetet kan förverkligas (se bild 5).
I sin minsta omfattning förekommer delad information och interaktion mellan aktörerna. Gemensamt agentskap ökar när aktörerna närmar sig varandra över organisationsgränserna. Aktörerna identifierar gemensamma uppgifter och kompatibla mål. Utöver ovanstående ger samordnade strategier och mål ett genuint samarbete mellan organisationer.
Bild 5. Att förbättra samverkan.