Så här förebygger du arbetsbetingad stress

En lämplig arbetsmängd, att ha meningsfulla saker att göra, gör gott för människan. Tillfällig stress gör ingen skada, om det som motvikt finns lugnare stunder. Å andra sidan har man redan länge känt till de skadliga effekterna av extern alltför hög arbetsbelastning och ett högt arbetstempo.  

Studier påvisar att en för stor arbetsmängd, anhopning av arbete och ett konstant högt arbetstempo är kopplat till både utmattnings- och stressymptom, fel i arbetet och utbrändhet. Det finns även evidens för att dessa faktorer har en koppling till hjärtsjukdomar, sjukdomar i stöd- och rörelseorganen samt psykiatriska symptom och depression. För liten arbetsmängd kan också vara belastande.  

Det lönar sig för arbetsgemenskapen att tillsammans diskutera hur arbetet sköts på bästa sätt, så att allt blir gjort. Chefens uppgift är att följa upp arbetstiden och se till att arbetet fördelas jämnt mellan arbetstagarna. Hantering av brådskan förbättrar även arbetssäkerheten.

Tips till arbetstagaren 

• Om din arbetsmängd ökar, ska du diskutera med din chef om situationen och prioritetsordningen för uppgifterna: vilka saker är det bråttom med, vad kan eventuellt göras senare eller inte alls.  
• Se till att ta tillräckligt med pauser också mitt uppe i brådskan. Ta lunch- och kaffepauser varje dag.  
• Gå hem i tid. Att förlänga arbetsdagen för att hantera brådskan bör endast göras i undantagsfall. Efter arbetsdagen behöver du tillräckligt med tid för att återhämta dig, annars är du ännu tröttare nästa arbetsdag.  
• Reservera tillräckligt med tid för vila och rekreation. Du behöver sova cirka 7–9 timmar varje natt.  Återhämtning sker även då du utövar dina hobbyer. 

Fundera alltid på vilken arbetsprestation som är tillräckligt bra under olika förhållanden.

Bra möjligheter att påverka arbetet minskar de negativa belastnings- och stresseffekter som arbetets krav och den stora arbetsmängden orsakar. I många arbeten finns det möjlighet att välja olika sätt att utföra arbetsuppgiften på och att göra arbetsuppgifterna i olika ordning.  

Det är även viktigt med lyhördhet gentemot arbetstagaren när man fattar viktiga beslut med tanke på hens arbete. Möjlighet att delta i beslutsfattandet kan i många fall vara mer betydande än den slutliga realiserade möjligheten till flexibilitet. Deltagande i planeringen ökar även arbetstagarnas engagemang i att genomföra besluten.

Personer som arbetar långa dagar sover mindre och sämre än andra, lider oftare av symptom på depression och använder mer alkohol än personer som arbetar normallånga arbetsdagar. När antalet arbetstimmar per vecka överstiger 50 timmar, ökar förekomsten av sömnbrist och trötthet som klassificeras som utmattning. Dessutom försämras den kognitiva prestationsförmågan. Utöver detta är konstant långa arbetsdagar förknippade med en förhöjd risk för hjärt-kärlsjukdomar och en upplevelse av försämrad fysisk hälsa.  

I resande arbete är det bra att observera att även om tiden som går åt till resorna inte är direkt arbetstid, är det ändå inte fritid, eftersom den minskar tiden som är tillgänglig för återhämtning från arbetsbelastningen. Denna effekt kan inte motverkas med den ekonomiska ersättningen för restiden. Även det arbete som utförs hemma, till exempel att läsa e-postmeddelanden på kvällen, hamnar ofta utanför den egentliga arbetstidsuppföljningen.

Utnyttja flexibla arbetstider

Flexibla arbetstider minskar stressen som förknippas med arbetstiderna. Med tanke på flexibla arbetstider är det viktigt med ömsesidig flexibilitet, vilket innebär att arbetstagaren har en möjlighet att reglera sin arbetstid också då hen är flexibel med anledning av arbetsuppgifterna eller krav från chefen. Ömsesidigt flexibla arbetstider stöder det psykiska och sociala välbefinnandet.  

Flextid är en del av flexibla arbetstider. Flextid ökar arbetstagarens möjlighet att reglera sin arbetstid, vilket stöder orken och underlättar för sin del även samordningen av arbetet och familjelivet. Flexibiliteten i arbetstiden kan också ökas, till exempel genom distansarbete på deltid.

Läs mer om arbetstidshantering

I flexibla arbetstider är det viktigt med ömsesidig flexibilitet.

Tips till chefen

• Kartlägg tillsammans med arbetstagarna olika arbetstidsbehov och lämplig arbetstidspraxis.  
• Ha en positiv inställning till flexibla arbetstider inom de gränser som arbetet tillåter.  
• Ha rimliga arbetstider själv. När chefen föregår med gott exempel, är det ett starkare incitament till verksamheten än att prata om det i teorin.  
• Om många resdagar ackumuleras för arbetstagaren, ska du se till att hen har möjlighet att välja tidpunkter för och har flexibilitet gällande resorna.  
• Var positiv till och uppmuntra arbetstagaren att ta ut övertid som ledighet i stället för ekonomisk ersättning.  

Flera arbetsuppgifter som ska utföras samtidigt samt om de ska utföras parallellt eller om de överlappar varandra gör att arbetet är svårt att förutse och planera. Konstanta avbrott och okontrollerade störningar skapar merarbete och leder till en minskad känsla av kontroll i arbetet, vilket i sin tur ökar stressen i arbetet. Konstanta avbrott kan även leda till fel.  

Utförande av krävande arbetsuppgifter belastar arbetsminnet. Arbetsminnet är ett minnessystem i vilket man upprätthåller och bearbetar den information som krävs för att sköta den aktuella arbetsuppgiften. Arbetsminnet behövs alltid då man läser, räknar, fattar beslut, tänker, löser problem och lär sig nytt. Arbetsminnet är dock förknippat med begränsningar: i arbetsminnet kan man samtidigt hantera endast cirka 3–7 informationsenheter och informationen försvinner från arbetsminnet på cirka tjugo sekunder, såvida man inte upprepar den. Arbetsminnet belastas särskilt då uppgifterna är krävande eller om koncentrationen ofta eller under en längre tid måste riktas bort från den faktiska uppgiften. 

Det vanligaste miljöproblemet inomhus på kontor är buller, som orsakas av röster från intilliggande arbetsstationer och korridorer och som stör koncentrationen. Detta är en faktor som stör koncentrationen särskilt i öppna kontorslandskap.  

Känsligheten för störningar i koncentrationen ökar med åldern.

Tips till arbetsplatsen

• Kom överens om gemensamma spelregler och verksamhetspraxis på arbetsplatsen  
  • Kan en del av arbetsdagen fredas för koncentration på krävande uppgifter, till exempel genom att stänga av telefonen och e-posten?  
  • Är det nödvändigt och är det möjligt att freda en del av arbetsdagen från anvisningar och frågor från arbetskamrater?  
  • Hur ska man uttrycka behovet av att få koncentrera sig i lugn och ro till de andra?  
• Utarbeta gemensamma regler för arbetsro på arbetsplatsen och ha dem framme  

Tips till arbetstagaren

• Koncentrera dig om möjligt på att utföra en uppgift åt gången.  
• När det blir stressigt på arbetet, fundera tillsammans med chefen på uppgifternas prioritetsordning.  
• Gör till exempel i början eller slutet av arbetsdagen en lista över arbetsuppgifter som ännu inte har gjorts eller som kräver att du kommer ihåg dem. På det här sättet belastar de inte din minneskapacitet. 

I vissa arbeten är det lätt att genast se hur väl man lyckas i arbetet. När arbetet är abstrakt eller då arbetstagaren endast sköter en del av en större helhet, kan man nödvändigtvis inte genast se hur väl arbetet har lyckats. Bristen på direkt respons på hur arbetet framskrider ökar den dagliga belastningen. Om arbetet i sig inte ger omedelbar respons, betonas vikten av respons från chefen, arbetskamraterna och kunderna.  

För att responsen ska ha en positiv effekt, ska den ges i proportion till det utförda arbetet. Kritisk respons ska ges så konstruktivt som möjligt, så att den hjälper arbetstagaren att uppnå ett bättre resultat. Tillfälle måste även ges för att diskutera responsen. Respons som upplevs som osaklig eller orättvis ökar också stressen i arbetet och sänker arbetsmotivationen.  

Responsen på arbetsprestationen kan även fungera som ett tecken på uppskattning. Att visa uppskattning omfattar att vara positivt inställd till personerna på arbetet och uppmärksamma deras verksamhet.  Uppskattning stöder välbefinnandet och hälsan. Bristen på uppskattning kan å sin sida leda till att arbetsmotivationen sjunker och personen mår dåligt.

Tips till arbetsplatsen

• Fundera över följande i arbetsgemenskapen eller till exempel vid utvecklingssamtal:  
  • Hur/var i arbetet märks det att arbetat har utförts väl?  
  • Hur ser man att den egna arbetsinsatsen uppskattas på arbetsplatsen?  
  • Vems uppskattning känns särskilt viktig?  
• Framför vid behov konkreta önskemål till chefen om hur ni önskar att uppskattningen ska visas.  
• Uppskattning kan även visas på annat sätt än genom ekonomisk kompensation, till exempel genom uppmärksamhet vid beslutsfattandet, fördelningen av resurser och arbetsredskap samt genom att ge respons eller visa intresse för det utförda arbetet. 

Tips till chefen

• Fundera över dina egna sätt och tillvägagångssätt att ge både positiv och negativ respons  
  • Ger du tillräckligt med respons när det går bra i arbetet?  
  • Ger du vid behov negativ respons och på vilket sätt?  
  • Är du jämlik när du ger respons? 

Fundera över hur du själv reagerar när du får respons.

En grundläggande förutsättning för att sköta arbetsuppgifterna är tillräcklig informationsgång och information som stöder ändamålsenligt utförande av arbetet. I informationsgången är det viktigt att informationen är tillräcklig, lättfattlig och ges i rätt tid. Brister i informationsgången ökar osäkerheten och orsakar stress.  

Å andra sidan upplever man i dagens arbetsliv att informationsmängden, den så kallade informationsstressen, är ett problem. När man har tillgång till stora mängder information via många olika kanaler, är det svårt att urskilja vilken information som är väsentlig eller viktig för en själv. Sökande efter information som är viktig med tanke på arbetet kan även ta lång tid och uppta en orimlig del av arbetstiden.  

Utöver elektroniska kanaler (e-post, intranät osv.) behövs även muntlig informationsgång på arbetsplatsen. Detta lyckas bäst då det på arbetsplatsen finns en regelbunden mötespraxis, som utgör ett tillfälle för att informera också om aktuella saker. Samtidigt ges även en möjlighet till ömsesidighet, kommentarer gällande informationen och framförande av uppföljningsfrågor. På det här sättet befästs den givna informationen bättre i minnet och det uppstår en upplevelse av att kunna påverka saker och ting.

Tips till arbetstagaren

• Reservera tid i din vecko- och dagordning för att läsa e-postmeddelanden.  
• Ange i rubriken till e-postmeddelandet huruvida ärendet är för kännedom, för kommentering eller dylikt.  
• Var och en har ansvar för att ta reda på mer information om saker som man behöver veta mer om – fråga, var aktiv.  
• Alla på arbetsplatsen är skyldiga att dela med sig av information som andra medlemmar av arbetsgemenskapen behöver för sitt arbete.

Rättvisa kan delas upp i rättvisa vad gäller beslutsfattande, bemötande och belöning. Betydelsen av rättvisa i arbetet baseras på att den ökar möjligheterna till förutseende och en känsla av kontroll samt minskar negativa känslor som nöter på personen. Med tanke på arbetstagarnas välbefinnande och hälsa har man observerat att rättvisa i chefernas och ledningens beslutsfattande och bemötande är särskilt viktigt.  

Rättvist beslutsfattande främjas av att människor vet och förstår vad besluten grundar sig på. Principerna för beslutsfattande är följdriktigt desamma för alla. Det är även viktigt att beslutet kan korrigeras eller ändras, om det visar sig vara dåligt, fel eller grundar sig på fel saker.  

Rättvist bemötande är jämlikt, respektfullt och vänligt – alla medlemmar i arbetsgemenskapen behandlas jämlikt, sakligt och professionellt.

Tips till chefen

• Förtydliga företagets och dina egna verksamhetsprinciper för dig själv. Fatta beslut förknippade med arbetet efter noggrant övervägande, så att du kan fundera över lösningen i lugn och ro. Registrera och motivera de beslut du fattar för dina arbetstagare.  Upprepa vid behov alltid grunderna när någon ställer frågor.  
• Ta öppet emot arbetstagarnas respons och erfarenhet av din förmåga att vara rättvis och jämlik. Var beredd att precisera din avgöranden.  
• Fundera efter svåra situationer på om du kan lära dig något av situationen.  
• Granska öppet och ärligt ditt förhållande till var och en av dina underställda för dig själv. Har du möjligtvis förutfattade meningar om någon? Är någon av dina underställda en släkting, familjevän eller vän och påverkar det din inställning eller ditt agerande i förhållande till personen i fråga? Det är möjligt att vara vän med en underställd på fritiden. Det viktiga är att kunna skilja på vänrollen och chefsrollen på arbetsplatsen.

Huvudsyftet med interaktion i arbetet är att främja uppnåendet av gemensamma mål i arbetet. De flesta arbeten omfattar rikligt med växelverkan inom arbetsgemenskapen, med andra medlemmar av organisationen samt kunder och samarbetspartner.  

Hur väl samarbetet fungerar inom arbetsgemenskapen beror i hög utsträckning på hur interaktionen människorna emellan fungerar. Detta är dock inte enkom beroende av människornas naturliga agerande, utan funktionen kan även främjas genom att komma överens om praxis som ska följas och genom att utveckla dessa. Det är av avgörande betydelse att växelverkan i grunden är positiv för att man ska kunna minska den psykosociala belastningen. Det är viktigt att man på arbetsplatsen också tar upp saker som inte fungerar.

Meningsskiljaktigheter uppstår tidvis på alla arbetsplatser.

Arbetsgemenskapen fungerar tillräckligt bra när problem och störningar med anknytning till arbetet kan redas ut och hanteras på arbetsplatsen.  

Arbetarskyddslagen (738/2002) förpliktigar arbetsgivaren att reda ut och ingripa i trakasserier och osakligt bemötande (28 §) om hen får kännedom om detta. Lagen uppmanar även arbetstagarna att undvika osakligt beteende på arbetsplatsen (18 §). 

Arbete som organiseras och leds väl gör det möjligt att sköta uppgifterna smidigt och stöder arbetstagarnas välbefinnande. Interaktivt och inkluderande ledarskap ökar personalens välbefinnande, hjälper dem att se arbetet i ett större perspektiv och utveckla innovativa lösningar på problem förknippade med arbetet.  

Chefens centrala uppgift är att ombesörja möjligheterna att utföra arbetet, varvid arbetstagarna kan fokusera sin energi på att utföra arbetet. Det är viktigt att arbetstagarna har tydliga mål och en tydlig arbetsbeskrivning, så att uppnåendet av målen och smidigheten i arbetet följs upp, och att respons ges för hur väl arbetet har lyckats. Det är även viktigt att arbetstagarna upplever att de har fått information som har en väsentlig inverkan på deras arbete, i tillräcklig omfattning och i rätt tid.  

Chefen ska även vid behov vara bestämd och fatta nödvändiga beslut med anknytning till arbetet, även om det inte alltid är så behagligt. På det här sättet stöder en ansvarsfull chef arbetstagarnas möjligheter att fokusera på att sköta sina egna uppgifter.

Tips till chefen

• Håll utvecklingssamtal 1–2 gånger per år.  
• Se till att dina underordnade känner till sina uppgifter och vad de har ansvar för.  
• Se till att ombesörja en regelbunden mötespraxis.  
• Lyssna på arbetstagarna, men ta själv ansvar för besluten.  
• Be till exempel vid utvecklingssamtalen om respons på ditt eget chefsarbete.  
• Sträva efter att utvecklas som chef: gå utbildningar, utvärdera din egen verksamhet och hitta alternativa tillvägagångssätt.  
• Reservera tillräckligt med tid för chefsarbetet och var tillgänglig för dina arbetstagare. Även om du inte alltid finns på plats, kan ni till exempel komma överens om en praxis där du svarar på en begäran om uppringning som skickats via e-post genast du har möjlighet.  
• Ta hand om din egen ork, en utbränd chef är vanligen en dålig chef.  

Tips till arbetstagaren

• Det lönar sig att prata med chefen, eftersom få chefer klarar av att läsa tankar. Kom alltid ihåg att även ge respons till chefen.  
• Fråga vid behov chefen om grunderna till besluten.  
• Gör det möjligt för chefen att sköta sin egen roll.

Numera ändras arbetsmetoderna kontinuerligt. Ett betydande hot mot välbefinnande i arbetet är att trivseln och det gemensamma syftet försvinner mitt i förändringarna.  

Utveckla arbetsgemenskapen så att den blir resilient och flexibel. Med motståndskraft avses fallspecifik smidighet och förändringsförmåga, och att verksamheten utvecklas och situationer kontinuerligt förutses.