Näin organisaatiomuutos etenee

Muutoksien ennakoiminen voi olla vaikeaa. Toisinaan organisaatiomuutosta suunnitellaan pitkäjänteisesti, esimerkiksi yritysostojen kohdalla. Toisinaan niihin voidaan joutua yllättäen esimerkiksi taloudellisen tilanteen muututtua.

Työpaikoilla voidaan varautua muutoksiin huolehtimalla työilmapiiristä, henkilöstön hyvinvoinnista sekä osaamisesta.

Muutoksen toteuttaminen aiheuttaa suuren määrän lisätyötä, niin organisaation johdolle kuin esimiehille sekä suurissa organisaatiossa henkilöstöhallinnon asiantuntijoille, mutta myös työntekijöiden edustajille.

Muutos vaatii paljon myös työntekijöiltä. Jokainen joutuu sopeutumaan organisaation, työprosessien ja työtapojen muutokseen, mutta myös käsittelemään muutokseen liittyvät tunteet.

Tyypillistä on, että työyhteisön toimintakykyä koetellaan muutosprosessin aikana. Organisaatiomuutokset ja niiden toteuttaminen keskeyttävät normaalit työrutiinit ja voivat näin alentaa tuottavuutta tilapäisesti.

Työyhteisön toimintakykyä koetellaan muutosprosessin aikana.

Muutos ei ole kerralla toteutettava toimenpide, vaan muutoksen toteuttaminen sisältää erilaisia osavaiheita, joista jokainen vaatii erilaista viestintää, osallistumismahdollisuuksia ja tukitoimia.

Muutosprosessin osavaiheet myös vaihtelevat. Aina ei ole vain yhtä päätöksentekovaihetta, vaan päätöksentekokin voi edetä vaiheittain. Kokemusta oikeudenmukaisesta muutosprosessista edistää sekin, että tehtyjen päätöksien vaikutuksia seurataan ja tarvittaessa korjataan.

Vaikka organisaatioprosessille voidaan tunnistaa selkeä alkamispäivä, on paljon vaikeampaa todeta, milloin muutos on toteutettu loppuun. Kun päätökset on tehty, työntekijät siirtyneet uusiin tehtäviin ja henkilöstö ehkä osin vaihtunut, alkaa työskentelyn opettelu uudessa organisaatiossa uuden toimintamallin mukaisesti.

Aika uuden organisaatiorakenteen voimaan astumisen jälkeen on yhtä lailla tärkeää kuin itse muutosprosessin toteuttamisvaihe. Jatkavassa organisaatiossa työ ei suju automaattisesti ja itseohjautuvasti, vaan se vaatii johtajuutta, asioiden seuraamista ja arviointia. Kaikki tehdyt päätökset eivät ehkä tuotakaan suunniteltua tulosta tai on asioita, joita ei osattu ottaa huomioon.

Muutoksen vakiintuminen vaatii sekä esimiehiltä että työntekijöiltä aikaa ja vaivannäköä. Työtä on tehtävä muuttuneesta tilanteesta huolimatta ja muutos on myös hyväksyttävä. Tavoitteena on mahdollisimman nopeasti päästä työpaikalla arkipäivän aherrukseen ja tulevaisuuden suunnitteluun.

Vanhoista toimintatavoista tulee oppia pois. Tämän vuoksi muutoksen jälkeen täytyisi hetkeksi pysähtyä ja arvioida läpikäytyä muutosta.

Muutoksen vakiintuminen vaatii sekä esimiehiltä että työntekijöiltä aikaa ja vaivannäköä.

Organisaatiomuutoksen aiheuttamat vaikutukset eivät kohdistu vain mahdollisiin irtisanottuihin työntekijöihin. Työnsä säilyttäneiden työtehtävät saattavat lisääntyä tai muuttua, mikä voi vaikuttaa heidän työhyvinvointiinsa. Työnantajan onkin keskityttävä jatkavan työyhteisön hyvinvointiin, työmotivaation ja työhön sitoutumisen ylläpitoon.

Huomion kiinnittäminen työyhteisön toimivuuteen ja ilmapiiriin ei tue ainoastaan muutoksen tavoitteiden ja tuloksellisen toiminnan varmistamista, vaan se luo pohjaa myös mahdollista seuraavaa muutosta varten. Esimiehen tehtävänä on tukea ryhmänsä muutoksen jälkeisen toiminnan käynnistämistä.

Hyvä ja terve työyhteisö ei ole ainoastaan tuottavampi kuin työyhteisö, jossa esiintyy ongelmia, vaan se on myös valmiimpi kohtaamaan uudet muutokset.