Kysymyksessä tulee hyvin esille se, kuinka tärkeitä tilojen käytön pelisäännöt ovat monitilatoimistoissa. Monitilatoimistojen idea on, että erityyppisille tehtäville on omat tilat – esimerkiksi puheluita, pidempiä keskusteluja ja palavereja varten siirrytään niihin tarkoitettuihin tiloihin. Myös keskittymistarpeeseen voi olla tarjolla erillisiä hiljaisia työtiloja.
Entisajan avokonttoreissa meno oli tosiaan erilaista. Silloin lähes kaikki työt tehtiin samassa tilassa, jolloin erilaiset työtehtävät häiritsivät toisiaan. Avotoimistojen haittoja ovat erityisesti melu ja yksityisyyden puute. Ne tulevat esille myös kysyjän kuvauksessa, jossa monitilatoimistoa käytetään kuin avotoimistoa.
Tutkimuksista tiedetään, että tällaiset olosuhteet ovat monille työntekijöille stressaavia ja voivat pidemmällä aikavälillä heikentää monin tavoin sekä työsuoriutumista että työhyvinvointia. Jopa sairauspoissaolojen ja työkyvyttömyyseläkkeelle joutumisen riski on perinteisissä avokonttoreissa koholla.
Monitilatoimistojen yleistyminen on tuonut ratkaisuja moniin avotoimistojen ongelmiin. Keskittymisolosuhteet ja työhyvinvointi ovat niissä yleisesti ottaen paremmat kuin avotoimistoissa. Mutta tämä edellyttää sitä, että tiloja käytetään siten kuin on tarkoitettu.
Monet rutiinit ovat unohtuneet pitkänä etätyöaikana. Useissa organisaatioissa pohditaan myös uudenlaisia etä- ja läsnätyön käytäntöjä ja pelisääntöjä. Kasvokkaista yhteistyötä ja sosiaalisia kohtaamisia on kaivattu, ja niiden vahvistamisen tarve on pinnalla.
Monet tahot ovat kansainvälisestikin ennakoineet, että vastedes toimistojen rooli painottuu enemmän yhteistyöhön, kun taas keskittymistä vaativia tehtäviä tehdään enemmän etätyössä.
Tässä tilanteessa ei pidä unohtaa sitä, että keskittymismahdollisuuksia tarvitaan edelleen myös työpaikalla. Kaikilla ei esimerkiksi ole samanlaisia etätyömahdollisuuksia, ja myös yhteistyön lomaan rytmittyy työrauhaa vaativia tilanteita. Jos työpaikalla ei ole mahdollisuutta keskittyä, halukkuus tulla työpaikalle vähenee.
Mitä siis tehdä? Parhaassa tapauksessa tällaiset asiat ratkeavat ottamalla asia esille työyhteisössä ja esihenkilön kanssa. Todennäköisesti tilanteesta kärsii moni muukin. Tilojen käytön pelisäännöistä täytyy sopia yhteisesti uudelleen, ja esihenkilön tehtävänä on tarvittaessa huolehtia sääntöjen kehittämisestä ja toimivuudesta.
Organisaatiossa voi myös olla esimerkiksi työympäristöjen tai etä- ja läsnätyön kehittämiseen työryhmiä tai vastuuhenkilöitä tai yleisiä palautekanavia, joihin tällaisista kehittämistarpeista voi ilmoittaa. Myös työsuojeluvaltuutettuun voi tarvittaessa ottaa yhteyttä.
Monitilatoimistoja voidaan kehittää myös muuttamalla tilojen käyttötarkoituksia. Jos toimistolla ei ole tarjolla keskittymiseen tarkoitettuja työtiloja, myös sellaisten tarpeellisuutta voitaisiin työpaikalla arvioida.
Vastaaja: vanhempi tutkija Annu Haapakangas, Työterveyslaitos
Aiheesta lisää:
Toimivat työtilat – hallittu työympäristön muutos
Ratkaisuja sujuvampaan aivotyöhön
Paluu toimistolle – pitäisikö työtiloille tehdä jotain? (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
