Monitilatoimistot yleistyvät asiantuntijatyössä, ja niitä suunnitellaan yhä enemmän myös sairaaloihin sekä uusiin terveys- ja hyvinvointikeskuksiin. Monitilatoimistossa on sekä avointa, jaettua tilaa että vaihtoehtoisia tiloja erilaisia työtehtäviä varten. Siellä on esimerkiksi palaveritiloja, puhelinkoppeja, kohtaamispaikkoja ja hiljaisia tiloja.
Tutkimusten mukaan monitilatoimistojen hyviä puolia ovat vuorovaikutuksen ja tiedonkulun helppous sekä yhteisöllisyyden vahvistuminen. Haittapuolia ovat keskeytykset, puhehäly ja melu, jotka kuormittavat aivoja.
”Turha aivokuorma vie aikaa itse työtehtäviltä ja altistaa virheille”, sanoo tuotepäällikkö Teppo Valtonen Työterveyslaitoksen aivotyötiimistä.
Erityisasiantuntija Pia Sirola Työterveyslaitoksen työtilatiimistä tukee työpaikkoja työympäristön muutosprosesseissa. Viime aikoina kiinnostusta on herättänyt se, miten tilaratkaisut voivat tukea työrauhaa ja keskittymistä.
Asiantuntijoiden mukaan työntekijöiden aivokuormaa voidaan keventää esimerkiksi näillä keinoilla:
1. Tutustu työhön ja sen vaatimuksiin
Tilojen hyvä suunnittelu alkaa siitä, että ymmärretään, millaista työtä tiloissa tehdään. Toimintaa ja tiloja pitää suunnitella samanaikaisesti.
Tarvitaanko työpaikalla esimerkiksi pieniä palaverihuoneita vai isompia neuvottelutiloja, joihin kutsutaan osallistujia talon ulkopuoleltakin? Tai paljonko puhelin- ja Skype-koppeja tarvitaan?
2. Jaa työtilat vyöhykkeisiin
Tilat kannattaa vyöhykkeistää sen mukaan, ketkä tilaa käyttävät ja miten. Kun työskennellään nimetyissä työpisteissä, samaan tilaan ei kannata sijoittaa henkilöä, joka puhuu jatkuvasti puhelimessa ja henkilöä, joka tarvitsee paljon keskittymisrauhaa.
Voi olla hyödyllistä sijoittaa saman kokonaisuuden, kuten projektin tai tuotteen, parissa työskentelevät samaan tilaan. Tällöin tiedonkulku ryhmän sisällä tehostuu ja keskeytykset saattavat hyödyttää kaikkia.
3. Laatikaa pelisäännöt ja päivittäkää niitä
Yhteiset pelisäännöt ovat tarpeen varsinkin silloin, kun siirrytään omista huoneista avotilaan tai monitilatoimistoon. Säännöt kannattaa sopia avotilan lisäksi myös Skype-koppien, hiljaisten huoneiden ja palaveritilojen käyttämiseen. Kuinka pitkään esimerkiksi Skype-koppia saa pitää hallussaan?
Välillä pelisäännöt on hyvä päivittää, koska tilanteet ja työntekijöiden tarpeetkin muuttuvat. Säännöt käydään läpi myös uusien työntekijöiden kanssa.
Aiheesta lisää:
Kommentointi