Sairauspoissaolokäytännöt työkyvyn tukena

Yhdenmukaisista periaatteista ja tavasta toimia sovitaan työpaikalla työnantajan ja henkilöstön kesken sekä yhteistyössä työsuojelun ja työterveyshuollon edustajien kanssa. Hyvät sairauspoissaolokäytännöt tukevat työkykyä. 

Edellytyksenä on, että poissaolotietoa käsitellään ja seurataan työpaikalla kattavasti ja menettelytavoissa noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä. Työpaikalla kaikkien tulee tietää miten ja miksi tietoa seurataan ja miten tietoa hallinnoidaan. Jokaisen on myös tiedettävä, miten toimia sairastuessaan. 

Työpaikan käytännöt sovitaan työterveysyhteistyössä ja osapuolet sitoutuvat noudattamaan niitä. Yhdessä sovittujen ohjeiden noudattamisen kannalta tärkeää on, että menettelytavat ovat selkeät ja sopivat työpaikan toimintaan ja arkeen. 

Mikäli sairauspoissaolojen käsittelyssä tapahtuu muutoksia, tämäkin tulee käsitellä työpaikalla yhteistoimintamenettelyssä. 

Nämä kysymykset tulee ratkaista käytäntöjä suunnitellessa:

• Kuka vastaa sairauspoissaolojen seurannasta ja hallinnasta työpaikalla? 
• Kenen työtehtäviin kuuluu poissaolotietojen käsittely? 
• Mitkä edustajat on syytä kutsua mukaan keskusteluun, kun työpaikan poissaolokäytäntöjä suunnitellaan? 
• Millä tavalla sovitut periaatteet ja toimintatavat kirjataan? 
• Mihin ohjeet ja toimintatavat tallennetaan ja sijoitetaan, jotta ne ovat helposti kaikkien hyödynnettävissä? 
• Miten työpaikan sopima ohjeistus liittyy yhteistyöhön työterveyshuollon kanssa? 
• Miten sovituista käytännöistä tiedotetaan työpaikalla ja kuka vastaa mahdollisiin kysymyksiin?

Työntekijän oikeus palkalliseen sairauspoissaoloon perustuu työsopimuslainsäädäntöön ja työehtosopimuksiin. Erilaisia käytäntöjä ja ohjeita on käytössä työpaikkakohtaisesti. 

Työpaikalla voidaan sopia esimerkiksi omailmoitusmenettelystä sairaustapauksissa. Menettely tarkoittaa, että työntekijän ei tarvitse sairastuessaan toimittaa sairauspoissaolotodistusta esihenkilölleen, vaan ilmoittaa sairastumisestaan esihenkilölle. Omailmoituksen soveltaminen ja poissaolon kesto tulee määritellä. Tämän jälkeen edellytetään toimitettavan lääkärintodistus, jos sairaus edelleen jatkuu. 

Parhaimmillaan omailmoituksen käytöstä on etua kaikille osapuolille. Työntekijöille se on kokemus työnantajan luottamuksesta, joka voi vahvistaa työhön sitoutumista. Lisäksi se, ettei lääkärin tai muun hoitohenkilöstön todistusta tarvita itsehoidettaviin ja nopeasti ohimeneviin sairauksiin, helpottaa arkea. Työnantajalle omailmoituksen käyttö voi näkyä työterveyshuollon vastaanottokustannusten laskuna tai suuntautumisena järkevämmin. Työterveyshuollolle omailmoituskäytäntö johtaa resurssien vapautumisena muuhun käyttöön. 

Kun erilaisista käytännöistä sovitaan, on tärkeää, että ne ovat yhdenmukaisia ja mahdollisimman selkeitä. Näin vältetään väärinymmärryksiä.

Nämä kysymykset tulee ratkaista, kun käytännöistä sovitaan:

• Minkälaiset poissaolokäytännöt sopivat työpaikalle? 
• Kenelle ilmoitetaan sairauspoissaolosta? 
• Jos henkilö, jolle ilmoitus tulee tehdä ei ole tavoitettavissa, mitkä ovat varajärjestelyt? 
• Millä tavalla poissaolosta voi ilmoittaa? 
• Miten työpaikalla on sovittu yhteydenpidosta sairauspoissaolon aikana? 
• Miten poissaolo rekisteröidään työpaikalla seurantaa varten? 
• Minkälainen selvitys (lääkärintodistus tai vastaava) edellytetään ja missä vaiheessa? 

Työelämän tietosuojalain perusteella työnantajan on mahdollista käsitellä työntekijän suostumuksella terveydentilaa koskevia tietoja, kuten lääkärintodistusta tai -lausuntoa diagnoositietoineen, sairauspoissaolojen arvioimiseksi vain lain 5 pykälässä tarkoitetulla tavalla.

Näitä perusteltuja käyttötarkoituksia työntekijän terveydentilatietojen käsittelyyn ovat:

• työstä poissaoloon perustellun syyn selvittäminen, jotta sairausajan palkka tai siihen rinnastettavat etuudet voidaan suorittaa 
• työkykyisyyden selvittäminen työntekijän tahdosta ja esimerkiksi työnteon mitoittaminen terveydentilatietojen tai lausunnon perusteella 
• muu käyttötarkoitus, josta laissa erikseen ja nimenomaisesti säädetään. 

Työntekijän arkaluonteisia terveydentilatietoja on säilytettävä erillään muista työnantajan keräämistä henkilötiedoista.  

Työntekijän terveydentilatiedon, kuten esimerkiksi diagnoosin tai sairauden laadun, ilmaisemisesta ja salassapidosta on säädetty työelämän tietosuojalaissa. 

Työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka näiden tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä tai panevat niitä toimeen. Työnantajan on nimettävä nämä henkilöt tai määriteltävä tehtävät, joihin sisältyy terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyä. Työntekijöiden terveydentilatietoja käsittelevät henkilöt eivät saa ilmaista näitä tietoja sivulliselle työsuhteen aikana, eikä sen päättymisen jälkeen. 

Sairauspoissaolotietojen ja niihin liittyvien asiakirjojen käsittely vaatii osaamista. Työnantajan tulee kouluttaa henkilökuntansa henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn toteuttamiseksi sekä huolehtia siitä, että organisaatiossa henkilötietoja käsittelevät henkilöt tietävät ja noudattavat vaitiolovelvollisuutta, suojaamisvelvoitetta ja henkilötietolain säännöksiä.

Lääkärintodistus tai -lausunto saadaan luovuttaa työpaikalta työterveyshuollon palveluntuottajalle tehtävien toteuttamista varten, jollei työntekijä ole kieltänyt luovuttamista. 

Tietosuojavaltuutetun ohjeistuksen mukaan työntekijöitä tulee informoida tästä mahdollisuudesta kieltää luovuttaminen. Jos työpaikalla on aikomus ottaa käyttöön luovuttamiskäytäntö tai muuttaa käytäntöjä näiltä osin, tulee asia käsitellä työpaikan yhteistoimintamenettelyssä. Työntekijöitä tulee informoida henkilötietojen, sairauspoissaolotietojen ja terveydentilatietojen käsittelystä ja luovuttamisesta työpaikalla.

Nämä kysymykset tulee ratkaista, kun käytännöistä sovitaan:

• Mitkä henkilöt työpaikalla ovat oikeutettuja käsittelemään poissaolotietoja? 
• Miten työpaikalla edellytettyjen selvitystietojen, kuten todistusten ja lausuntojen kulku ja käsittely toteutetaan? 
• Miten työpaikalla huolehditaan ja varmistetaan, että ne henkilöt, jotka oikeutetusti käsittelevät sairauspoissaolotietoja on perehdytetty ja tuntevat lainsäädännön edellyttämät salassapitovelvoitteet? 
• Miten työpaikalla toteutetaan asianmukaisella ja turvallisella tavalla sairauspoissaolotietojen tilastointi ja niiden käsittely?

Terveyden ja työkyvyn varhaisen tuen näkökulmasta työpaikalla on hyvä sopia sairauspoissaoloihin liittyviä raja-arvoja sekä raja-arvoihin kuuluvia toimenpiteitä. 

Työpaikalla sovitut menettelytavat ja poissaolojen seurantaan kuuluvat toimet ovat osa henkilöstön työkyvyn tukemisen toimenpiteitä ja varhaisen työkykyyn liittyvän uhan tunnistamista. Tämä on osa hyvää lähijohtamista ja laajemmin hyvää työkyvyn johtamista työpaikalla.

Esimerkki työpaikalla sovituista raja-arvoista:

Raja-arvon kriteerin täyttyessä, toimenpiteenä on varhaisen tuen keskustelu tarvittavien toimenpiteiden käynnistämiseksi. Yhdenmukaiset käytännöt ovat edellytys luottamukselle ja tasapuolisuudelle työpaikalla.

Nämä kysymykset tulee ratkaista, kun käytännöistä sovitaan:

• Mitkä ovat työpaikan keskusteluissa käytäntöihin sopivia raja-arvoja? 
• Miten ja millä tavalla sairauspoissaoloihin liittyvä tieto on niiden henkilöiden käytettävissä, jotka ovat vastuussa sovituista toimenpiteistä? 
• Mitä poissaoloseurannasta ja toimenpiteistä tulee käsitellä työterveyshuollon kanssa? 

Työterveyshuolto- ja sairausvakuutuslaki velvoittaa työnantajaa ilmoittamaan työterveyshuoltoon, jos työntekijän sairausloma jatkuu yli kuukauden joko yhtäjaksoisesti tai lyhyemmissä jaksoissa kertyen.  

Sairausvakuutus- ja työterveyshuoltolain tavoitteena on tukea työkykyä sairauden tai toipumisen vaatiessa pidempää aikaa. Työnantajaa, työntekijää ja työterveyshuoltoa kannustetaan selvittämään sairastuneen työntekijän tilannetta sekä pohtimaan työjärjestelyjä tukemaan työhön paluuta.

Työnantajan on ilmoitettava työntekijän sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon viimeistään siinä vaiheessa, kun poissaolo on jatkunut joko yhtäjaksoisesti tai lyhyemmissä jaksoissa yhteensä 30 päivän ajan vuoden sisällä. 

Kun työkyvyttömyys on kestänyt 60 päivää, hoitava lääkäri tai työterveyslääkäri selvittää voisiko kuntoutuksesta olla apua sairaudesta toipumiseen. 

Työterveyshuolto arvioi kuntoutustarvetta ja tekee yhteistyötä kuntoutuksen ohjaamisessa muun terveydenhuollon kanssa. Ajoissa aloitettu kuntoutus on tehokas keino tukea tervehtymistä ja työhön paluuta.

Työterveyshuolto arvioi työntekijän jäljellä olevan työkyvyn ja selvittää yhdessä työnantajan ja työntekijän kanssa työhön paluun mahdollisuudet. Työterveysneuvottelu on tähän hyvä keino. 

Työterveyslääkäri laatii A- tai B-lausunnon työntekijän työkyvystä. Lausunnon laatiminen kuuluu työterveyshuollon lakisääteiseen toimintaan. Kela pyytää kirjeellä työntekijää toimittamaan lausunnon Kelaan viimeistään silloin, kun sairauspäivärahaa on maksettu 90 päivärahapäivältä.

Säännönmukainen työpaikan sairauspoissaolotilastojen tarkastelu työterveyshuollon kanssa on tarpeen. 

Tietoa voidaan vertailla toimialakohtaisesti, työpaikan yksiköiden kesken ja/tai toimipisteiden välillä, mikäli tilastollinen aineisto on riittävän suuri eikä käsittely vaaranna yksilön tietosuojaa. Pienissä yrityksissä, tai vastaavalla tavalla työpaikan pienessä yksikössä, tilastolliset käsittelymahdollisuudet ovat rajallisemmat. Työterveyshuollon kanssa toteutettava tietojen analysointi ja pohdinta on osa yhteisen toiminnan suuntaamista sairauspoissaolotiedon pohjalta.

Nämä kysymykset tulee ratkaista, kun käytännöistä sovitaan:

• Miten kattavasti tietoa on saatavilla ja käytettävissä poissaoloista ja niiden syistä? 
• Mitä tilastoja voimme käsitellä ja hyödyntää tietosuojaa vaarantamatta? 
• Miten työjaosta on sovittu yhteistyössä työterveyshuollon kanssa? 
• Miltä näyttävät sairauspoissaolojen rakenne, määrät, syyt ja niiden jakautuminen? 
• Esiintyykö seurantajakson tilastossa tietoa, joka selittyy yksittäisellä poikkeavalla tekijällä? 
• Mihin työpaikka voi tilastotiedon näkökulmasta vaikuttaa ja mihin voimme työterveysyhteistyössä panostaa ja vaikuttaa terveyden ja työkyvyn edistämiseksi? 

Muutama laskentaesimerkki usein hyödynnetyistä tunnusluvuista:

• Sairauspoissaoloprosentti lasketaan jakamalla sairauspoissaoloaika teoreettisella säännöllisellä työajalla. Tulos kerrotaan sadalla prosentilla prosenttilukeman saamiseksi.
• Keskimääräinen sairauspoissaolo henkilöä kohti (pv tai h/henkilö) lasketaan jakamalla sairauspoissaoloaika henkilöstön lukumäärällä.
• Sairauspoissaolojen keskimääräinen pituus (pv tai h/henkilö) lasketaan jakamalla sairauspoissaoloaika sairauspoissaolokertojen lukumäärällä.
• Sairauspoissaolokertojen lukumäärä henkilöä kohti (kpl/henkilö) lasketaan jakamalla sairauspoissaolokertojen lukumäärä henkilöstön lukumäärällä.
• Pitkäaikaisterveet (prosentti) lasketaan jakamalla henkilöstön jäsenten lukumäärä, jolla ei ole seurantajakson aikana sairauspoissaoloja henkilöstön lukumäärällä. Tulos kerrotaan sadalla prosentilla prosenttilukeman saamiseksi.

Työkyvyn näkökulma on tärkeä muistaa osana kaikkea hoitoa ja kuntotutusta. Sairastuneen työntekijän tukeminen ja rohkaiseminen työhön paluuseen edistää toipumista ja työkyvyn palautumista. Työterveyshuolto koordinoi työkyvyn tukemiseksi tarvittavien toimenpiteiden toteutumista työpaikalla niin perusterveydenhuollon, erikoissairaanhoidon kuin kuntoutuksen kanssa. Toteutuakseen se vaatii hyvää yhteistyötä ja tiedonsiirtoa eri tahojen välillä. 

Kun hoito toteutuu perusterveydenhuollossa tai erikoissairaanhoidossa, työntekijää kannattaa muistuttaa ottamaan yhteyttä työterveyshuoltoon. 

Työterveyshuolto arvioi työntekijän työkykyä suhteessa työn vaatimuksiin sekä jäljellä olevaa työkykyä. Tässä arvioinnissa työterveyslääkäri tarvitsee hoitavan lääkärin sekä kuntoutustahon näkemyksen sairauden vaikutuksesta työntekijän toimintakykyyn. Työterveyshuollon lausunto tarvitaan aina, kun työntekijälle on myönnetty sairauspäivärahaa 90 päivältä, vaikka hoito jatkuisikin esimerkiksi erikoissairaanhoidossa. 

Jotta työterveyshuolto voi ottaa kantaa jäljellä olevaan työkykyyn ja työhön paluun mahdollisuuksiin, se tarvitsee hoitavalta lääkäriltä tiedot sairaudesta, sen hoidosta, ennusteesta ja vaikutuksesta toimintakykyyn. Työterveyshuolto pyytää näitä tietoja työntekijän luvalla hoitavalta lääkäriltä. Työntekijä voi myös itse pyytää hoitavaa lääkäriä lähettämään tiedot omalle työterveyslääkärille. Tämä nopeuttaa toimintaa työterveyshuollossa.