Jatkuvaan etätyöhön siirtyminen on ollut iso muutos niilläkin työpaikoilla, joissa etätyötä on tehty pitkään, sanoo kehittämispäällikkö Tiina Heusala Työterveyslaitoksesta.
Heusala vetää sujuvan aivotyön valmennuksia työyhteisöissä ja toimii tuotevastaavana Sujuva aivotyö -verkkokoulutuksessa. Hänen mukaansa työpaikoilla nousevat nyt esiin etätyöhön liittyvät asiat:
”Moni kaipaa yhdessä tekemistä työkaverien kanssa. Työpaikan sähköisistä kanavista tulvivat viestit keskeyttävät työtä, ja palaverikäytännöissä on parannettavaa.”
Nämä kuusi keinoa auttavat etätyöntekijää ja työyhteisöä keventämään aivokuormaa ja tekemään työstä sujuvampaa:
1. Keskity yhteen asiaan kerrallaan
Etätyössä monet toimistoympäristölle tyypilliset keskeytykset jäävät pois, mutta itsensä keskeyttäminen voi lisääntyä. Onko tapanasi selailla jatkuvasti puhelinta? Vilkuiletko tiuhaan sähköpostia, Teamsia, sosiaalista mediaa tai intraa?
Tehtävästä toiseen hyppiminen tekee työstä tehotonta ja kuormittaa. Keskity vain yhteen asiaan kerrallaan. Voit harjoitella sitä Pomodoro-tekniikalla, jossa keskitytään tietyn tehtävän tekemiseen 25 minuutin rupeamissa.
Sulje työpaikan sähköiset viestikanavat, kun teet keskittymistä vaativaa työtä. Muuten huomiosi siirtyy vähän väliä viesteihin ja keskusteluihin. Valitse esimerkiksi Teamsissa ja Skypessä Älä häiritse -tila. Silloin työkaveritkin osaavat antaa sinulle työrauhaa.
Varaa kalenteristasi ajat, jolloin käyt läpi viestit eri kanavista. Voit tehdä sen vaikka aamulla, ennen lounasta ja työpäivän päätteeksi. Sopikaa työyhteisön kesken, miten otatte yhteyttä kiireellisissä asioissa.
2. Pidä taukoja pitkin päivää
Jämähdätkö kotitoimistossa koneen äärelle? Työpaikalla tauoista muistuttavat työkaverit, jotka ovat lähdössä lounaalle tai kahville. Etätyössä tauot jäävät helposti pitämättä, mikä heikentää vireystilaa.
Kun vireystila heikkenee, ajatukset kiertävät samaa rataa ja ongelmanratkaisukyky kärsii. Lyhyet mikrotauotkin auttavat. Nouse ylös tuolista, hae kahvia, liikuskele vähän. Vielä parempi, jos käyt kävelemässä korttelin ympäri.
3. Pysykää työyhteisönä etätyössäkin
Työn tekeminen yhdessä on monelle voimavara, joka innostaa ja auttaa jaksamaan. Etänä töitä tehdään yleensä paljon itsenäisemmin kuin toimistolla. Se muuttaa tiimityön luonnetta, ja tunne porukkaan kuulumisesta voi pahimmillaan kadota.
Yhteisten toimintatapojen ja ohjeiden merkitys korostuu. Saavatko teillä kaikki sen tiedon, jota he tarvitsevat oman työnsä edistämiseen?
Huolehtikaa siitä, että pysytte työyhteisönä. Olkaa toisillenne tavallistakin ystävällisempiä. Yksinäisyyden kokemusta lievittävät erilaiset kohtaamiset: Tarvitaan tilaisuuksia esittää kysymyksiä, ideoida ja työstää jotain tehtävää yhdessä eteenpäin.
Tarvitaan juttuhetkiä, joissa vaihdetaan kuulumisia. Jos olet tottunut käymään kahvilla tietyn työkaverin kanssa, kutsu hänet kahvittelemaan kanssasi virtuaalisesti.
4. Erottakaa rupattelu ja tiukka asia
Osa ihmisistä ei halua, että samassa palaverissa on sekä tiukkaa työasiaa että kuulumisten vaihtamista isolla joukolla.
Jos oma päivä on kiireinen ja palaverilta odottaa päätöksiä tai ratkaisua johonkin oman työn kannalta keskeiseen ongelmaan, on turhauttavaa kuunnella rupattelua lemmikkieläimistä. Sellainen palaveri vain lisää kuormitusta ja herättää ärtymystä – vaikka työkaverit ja lemmikit olisivatkin ihania.
Varatkaa erityyppiseen keskusteluun eri foorumit. On hyvä tietää, millaiseen palaveriin on menossa. Kirjoittakaa jo kalenterikutsuun, onko kyse projektin suunnittelusta, yhteisestä keskustelusta, päätösten tekemisestä tai yksisuuntaisesta tiedottamisesta.
Jos muistiinpanoja ei tarvitse tehdä, osallistuja voi lähteä palaverin ajaksi ulkoilemaan.
5. Kokeilkaa työrauhatuntia tai palaveritonta päivää
Keskustelkaa porukalla siitä, miten työnteko sujuu. Haluaisitteko kokeilla jotain uutta toimintatapaa?
Esimerkiksi keskittymisrauhaa voi järjestää sopimalla työrauhatunnista tai palaverittomasta viikonpäivästä.
Työrauhatuntia vietetään vaikkapa tiistaisin kello 9–10 ja torstaisin kello 14 –15. Silloin kaikki keskittyvät oman työnsä tekemiseen. Palavereita ei pidetä eikä työkaveria lähestytä kysymysten kanssa.
Työterveyslaitoksen aivotyötiimi on sopinut palaverittomasta perjantaista. Sopimus on pitänyt aika hyvin.
Oleellista on, että työyhteisö suunnittelee kokeilun tarkasti. Ideoikaa ja sopikaa, mitä toimintatapaa lähdette kokeilemaan. Kauanko kokeilu kestää? Milloin pidätte palaverin, jossa arvioitte kokemuksia ja päätätte jatkosta?
6. Järjestäkää aikaa perehdytykseen
Jos saatte uuden työkaverin, suunnitelkaa perehdytys huolellisesti ja varatkaa siihen tavallista enemmän aikaa. Monilla työpaikoilla on huomattu, että etätyötilanteessa perehdytys tahtoo kärsiä.
Älkää jättäkö tulokasta yksin. Tarvitaan useita kohtaamisia, jotta hän pääsee osaksi työyhteisöä ja saa myös hiljaista tietoa.
Aiheesta lisää:
Ratkaisuja sujuvampaan aivotyöhön työpaikoilla
Sujuva aivotyö -verkkokoulutus
Pomodoro-tekniikka vähentää aloittamisen vaikeutta ja auttaa keskittymään (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Kommentointi