Toimiston työrauhan vaikutus etätyöhön on tavallaan uusi ilmiö. On tiedetty, että osa työntekijöistä on ollut tyytymättömiä avo- ja monitilatoimistojen levottomuuteen. Nyt hybridityö mahdollistaa sen, että ihmiset äänestävät jaloillaan eli jäävät työtilojen vuoksi etätyöhön", sanoo johtava tutkija Annu Haapakangas Työterveyslaitoksesta.
Haapakangas on taustaltaan psykologi. Hän on tutkinut työrauhaa vuodesta 2007 lähtien – varsinkin keskittymiskyvyn ja työhyvinvoinnin näkökulmasta. Hän on perehtynyt muun muassa avotoimistojen meluun.
Viimeksi työrauhan näkökulma on ollut mukana HERO-tutkimuksessa, jossa Haapakangas kollegoineen selvitti, miten etätyö, erilaiset työtilat ja hyvinvointi liittyvät toisiinsa.
Pyysimme häntä vastaamaan kymmeneen kysymykseen toimiston työrauhasta:
1. Mitä työrauhalla oikeastaan tarkoitetaan?
Työrauhaa tarkastellaan usein sen kautta, pystyykö työhönsä keskittymään ilman häiriöitä, kuten melua tai viestitulvaa.
Työrauha kuvaa työn olosuhteita. Ihmiset ovat kuitenkin hyvin erilaisia siinä, paljonko he tarvitsevat työrauhaa ja sietävät ympäristön häiriötekijöitä.
Kokemus hyvästä työrauhasta syntyy siitä, että työympäristön ärsykkeiden ja sosiaalisen vuorovaikutuksen määrä on yksilön kannalta sopiva ja siihen pystyy itse vaikuttamaan.
2. Miten työrauhan puute vaikuttaa työntekijään?
Työmuisti on ihmisen tiedonkäsittelyssä keskeinen osa-alue. Sen kapasiteetti on hyvin rajallinen.
Kun kesken työskentelyn kuuluu esimerkiksi puhetta, se sitoo osan työmuistin rajallisesta kapasiteetista. Kyky käsitellä juuri sillä hetkellä tärkeää tietoa heikkenee. Virheiden määrä lisääntyy ja työ hidastuu.
Työntekijä joutuu pinnistelemään, mikä turhauttaa ja väsyttää. Jos sellainen kuormittuneisuus on jatkuvaa, stressi voi heikentää hyvinvointia ja työmotivaatiota.
3. Mikä toimiston työrauhaa tyypillisesti häiritsee?
Työtiloissa häiritsevimmiksi koetaan puheäänet. Aivomme ovat nimittäin virittyneet kuulostelemaan lajitoverien ääniä. Avotilassa äänet voivat kantautua ja häiritä kaukaakin.
Myös tilassa liikkuminen – kuten ohikulkuliikenne – saattaa kaapata tarkkaavaisuuden.
Fyysisen työympäristön ohella myös erilaisten kanavien kautta tulevat viestit aiheuttavat keskeytyksiä toimistotyössä.
4. Onko työrauhalla tai sen puutteella yhteyttä terveyteen?
Tuoreen tutkimuksemme mukaan hyvä työrauha toimistossa vähensi lyhyiden sairauspoissaolojen todennäköisyyttä. Kiinnostavaa oli, että yhteys tuli esiin etätyön määrästä riippumatta.
Kun vertailimme erilaisia toimistotyyppejä, työrauhan ja sairauspoissaolojen yhteys nousi selvimmin esiin monitilatoimistoissa.
5. Mitä työrauhan merkityksestä on hyvä tietää hybridityöaikana?
Työrauha vaikuttaa osaltaan siihen, valitseeko hybridityöntekijä etätyön vai lähityön. Hyvä työrauha vetää toimistolle, kun taas rauhallisen työtilan puute ajaa etätyöhön. Ne, jotka kokevat toimiston työrauhan heikommaksi, tekevät enemmän etätyötä.
6. Millä keinoilla toimistoon voi luoda keskittymisrauhaa?
Työrauhaa voi turvata tilajärjestelyillä ja pelisäännöillä. Työpaikoilla kannattaa ylipäätään miettiä hiljaisten ja suljettujen tilojen tarvetta. Niitä on usein liian vähän.
Jos monitilatoimistossa on paljon avotilaa, osan tiloista voi muuttaa hiljaisen työn alueiksi. Yksi keino on kalustaa pienempiä huoneita uudelleen niin, että ne sopivat moneen tarkoitukseen: puheluihin, parin hengen lyhyisiin palavereihin, keskittymistä vaativaan työhön.
Kun ihmiset ovat paljon etänä, he menettävät ”tilannetietoisuuttaan” työpaikan olosuhteista ja toimistotyön rutiinit kärsivät. Siksi työpisteiden käytön ja työtilasta toiseen siirtymisen pitäisi olla mahdollisimman helppoa.
7. Mikä helpottaa työpisteen vaihtamista päivän mittaan?
Tilojen ja niiden varausjärjestelmän pitää olla helppokäyttöisiä. Vaikka kaikki tilat eivät olisi varattavissa, jo tieto sopivien työpisteiden saatavilla olosta auttaa. Työtilan metsästäminen ja tavaroiden siirtäminen koetaan monesti turhauttavaksi.
Kun kaikissa työpisteissä on yhdenmukainen teknologia, pelkkä virtajohdon kiinnittäminen riittää. Työpisteen vaihtamista sujuvoittavat myös helposti säädettävät kalusteet.
8. Mitä hyötyä pelisäännöistä on toimistossa?
Pelisäännöillä pyritään luomaan sellaista työkulttuuria, jossa toiset otetaan huomioon. Vaikka ei itse häiriintyisi esimerkiksi puhehälystä, on fiksua huomioida, että muut saattavat häiriintyä.
Työyhteisö voi sopia pelisäännöt avotilaan ja siihen, miten erilaisia työtiloja hyödynnetään.
9. Tunnistetaanko työpaikoilla työrauhan tarve?
Organisaatioissa pohditaan toimiston roolia entistä tietoisemmin, mutta työrauha jää keskusteluissa helposti liian vähälle huomiolle.
Saatetaan ajatella, että keskittymistä vaativat tehtävät hoidetaan etänä ja työpaikalle tullaan kohtaamaan ja keskustelemaan. Työtä on kuitenkin vaikea suunnitella niin, että toimistolla on pelkästään vuorovaikutusta.
Kaikenlaisten työtehtävien pitää sujua työpaikalla. Työrauhaa tarvitaan myös hybridityön aikakaudella. Työtiloja kannattaa kehittää yhdessä, työntekijöiden monenlaiset tarpeet huomioiden.
10. Ovatko toimiston työrauha ja yhteisöllisyys ristiriidassa keskenään?
Ne eivät ole ristiriidassa – päinvastoin. Hyvä yhteistyö ja työrauha kulkevat käsi kädessä. Työrauha vahvistaa yhteisöllisyyttä.
Työrauha ei nimittäin tarkoita eristyneisyyttä, vaan sitä, että sosiaalisen kanssakäymisen määrää pystyy hallitsemaan.
Avotilassa hälyn lähde on usein toinen ihminen. Häiritsevä puhehäly voi synnyttää työyhteisöön epäsopua ja konflikteja. Silloin yhteisöllisyys kärsii.
Aiheesta lisää:
Erilaisten toimistotilojen, etätyön ja sairauspoissaolojen väliset yhteydet ennen ja jälkeen koronapandemian – HERO (Työsuojelurahaston rahoittaman tutkimushankkeen esittely)
Toimistotilat hybridityömallissa -kehittämiskartta on ladattavissa Työterveyslaitoksen Etätyö, hybridityö ja monipaikkainen työ -teemasivulta.
Lataa käyttöösi Hybridityömalli menestystekijänä -opas (pdf)
Onnistu työympäristömuutoksessa – opas suunnittelun tueksi
”Nyt ollaan vasta matkan alussa” – Työterveyslaitoksen pääjohtaja painottaa, että hybridityö on koko organisaation prosessi (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Kolme näkökulmaa siihen, miksi mennä toimistolle (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Kommentointi