Monet kokevat, että työhönpaluu loman jälkeen on uusi alku. Aivan kuin uusi työvuosi käynnistyisi siitä.
”Lomalla mieli on tyhjentynyt työasioista, ja nyt niitä pystyy katsomaan kauempaa. Levänneenä on hyvä mahdollisuus tarttua asioihin, jotka ovat aiheuttaneet aivoille tarpeetonta kuormitusta”, sanoo erikoistutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta.
Hän antaa kuusi neuvoa siihen, miten aivokuorman saisi kuriin. Niiden taustalla on se tosiasia, että ihmisen kyvyllä käsitellä tietoa on rajansa.
”Parhaassa tapauksessa koko työyhteisö innostuu yhdessä kokeilemaan uusia tapoja tehdä työtä”, Kalakoski sanoo.
1. Varaa aikaa tärkeille tehtäville
Työtehtävät voidaan luokitella kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Tutkimusten mukaan jalkoihin jäävät tärkeistäkin tehtävistä ne, jotka eivät ole kiireellisiä.
Varaa tärkeille asioille aikaa kalenteristasi ja tee työpaikan muillekin ihmisille selväksi, että silloin sinua ei saa häiritä. Kun pystyt keskittymään rauhassa edes tietyn ajan, asiat edistyvät ihmeesti.
2. Mieti, millainen keskeyttäjä olet
Keskeytteletkö omaa työtäsi tarpeettomasti? Onko sinulla esimeriksi tapana vilkuilla vähän väliä sähköpostia tai sosiaalista mediaa? Entä kuinka paljon keskeytyksiä järjestät työkavereillesi?
Huomion siirtäminen jatkuvasti tehtävästä toiseen tekee työstä sirpaleista. Se on myös kuormittavaa ja tehotonta.
3. Ryhdy hyväksi keskeyttäjäksi
Kun sinun pitää keskeyttää työkaverisi, yritä aiheuttaa mahdollisimman vähän häiriötä: Älä lähde heti kysymään mieleesi juolahtanutta asiaa, vaan kerää ensin vaikkapa kolme tai viisi kysymystä.
Kun menet työkaverin ovelle tai työpisteelle, anna hänelle aikaa reagoida ja odota hetki. Puolikin minuuttia voi riittää siihen, että hän saa meneillään olevan hommansa vaiheeseen, josta on hyvä jatkaa.
Kun joku tulee keskeyttämään sinua, pyydä ja ota samanlainen aikalisä. Näin opetat fiksua keskeyttämistä toisillekin.
4. Vältä hälyä ja melua
Varsinkin puhehäly on tehokas huomion kaappaaja. Tutkimusten mukaan se heikentää suoritusta kymmenen prosenttia sellaisissa tehtävissä, jotka vaativat lukemista tai kirjoittamista.
Onko työyhteisössäsi sovittu yhteiset säännöt esimerkiksi siihen, missä työtiloissa vaihdetaan ajatuksia ja mitkä on varattu hiljaiseen työskentelyyn? Palauta ne mieleesi. Jos pelisäännöt puuttuvat, ehdota niiden laatimista.
5. Opi uutta pala kerrallaan
Kun sinun pitää ottaa haltuun uutta tietoa tai opetella uusia taitoja, palastele opittava asia. Varaa kalenteristasi aikaa oppimiseen esimerkiksi vartin verran joka aamu. Pidä siitä myös kiinni.
Oppiminen on tehokkainta pienissä rupeamissa. Tällainen pilkkominen helpottaa keskittymistä, pakottaa palauttamaan asian mieleen ja siten katkaisee unohtamisen. Esimerkiksi yhden koulutuspäivän annista valtaosa unohtuu jo viikossa.
6. Hallitse ja vähennä tietotulvaa
Tuntuuko sinusta, että hukut keskeneräisiin asioihin ja joka puolelta tulvii lisää tehtäviä ja viestejä? Et voi ratkaista ongelmaa yksin, mutta voit pyrkiä hallitsemaan tietotulvaa.
Luovu siitä ajattelutavasta, että yrität hoitaa monta tehtävää yhtä aikaa. Ihmisen huomio voi olla kunnolla vain yhdessä asiassa kerrallaan. Multitaskaaminen voi tuntua tehokkaalta, mutta työnteko on kokonaisuudessaan hitampaa, jos hyppii jatkuvasti tehtävästä toiseen.
Jaa päivän työaika niin, että keskityt kerrallaan yhteen tehtävään: esimerkiksi ensin tunti muistion kirjoittamiseen, sitten tunti viestien tarkistamiseen, sitten tunti matkalaskujen tekemiseen.
Pilko tehtävät sopivan kokoisiksi osatehtäviksi. Tietotulva vähenee, kun teet koko osatehtävän kerralla valmiiksi etkä joudu palaamaan samaan asiaan useita kertoja.
Älä kasvata toisten tietotulvaa. Harkitse esimerkiksi, mikä viestintätapa sopii mihinkin tilanteeseen: soitatko, lähetätkö sähköpostia vai käytätkö jotain pikaviestikanavaa?
Aiheesta lisää:
Sujuva aivotyö -verkkovalmennus
Ratkaisuja sujuvampaan aivotyöhön
Aivotyön ergonomia paranee koko työyhteisön voimin (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Aivotyö luistaa, kun sen tieltä raivataan esteet (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Aivotyö kannattaa suunnitella ihmisen mittaiseksi (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Aivotyön innostavat puolet – miten niitä voi vahvistaa? (Työterveyslaitoksen Työpiste-verkkolehti)
Kommentointi